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Cette formation peut être financée grâce au CPF (Compte Personnel de Formation). Le Compte Personnel de Formation permet d'acquérir des droits à la formation professionnelle, comptabilisés en euros, que chacun peut utiliser avec ou sans l'accord de son employeur tout au long de sa vie active (y compris en période de chômage) pour suivre une formation qualifiante ou certifiante. 

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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

  • Utiliser les indicateurs de suivi de message
  • Catégoriser vos messages
  • Grouper vos messages
  • Utiliser des modèles
  • Créer et gérer des règles
  • Gérer votre calendrier
  • Utiliser les calendriers partagés
  • Gérer vos tâches
  • Appliquer les outils de partage de la messagerie
  • Gérer l'archivage des messages.

Niveau requis

Avoir suivi le cours OUT-IN "Outlook - Utiliser la messagerie et l'agenda électronique" ou avoir un niveau équivalent. Connaître l'environnement Windows et les produits Office (Word, Excel, PowerPoint).

Public concerné

Toute personne ayant une bonne pratique d'Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées de gestion et de partage collaboratif pour un travail de groupe.

Programme

1ère demi-journée

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

  • Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
  • Les indicateurs de suivi
  • Les catégories
  • Le mode "Conversation"
  • Recherches personnalisées
  • Les actions rapides
  • Gestion des règles
  • Utiliser la fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire"
  • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie
  • Création et utilisation de modèles de messages
  • Récupérer des messages supprimés de la corbeille

Organiser son temps

  • Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
  • Rendez-vous, évènements et demander une réunion
  • Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
  • Suivi des participants et lieu des réunions
  • Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
  • Vue hebdomadaire et mensuelle
  • Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres
  • Configuration du calendrier

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Création d'une action rapide pour classer des courriels dans un dossier
  • Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique
  • Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants

2ème demi-journée

Prioriser ses tâches

  • Créer une tâche, un rappel à partir d'un courriel
  • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
  • Assigner, répondre et transférer des tâches
  • Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
  • Saisir les tâches périodiques en une seule fois

Gestion des contacts

  • Rappels sur la "Gestion des contacts"

Le travail de groupe

  • Délégation à des collaborateurs des modules Outlook
  • Partage des informations dans Outlook
  • Partage de dossiers et permissions associées aux éléments

Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

  • Principe de l'archivage
  • Les fichiers PST
  • Archivage manuel et automatique
  • Outils de nettoyage
  • Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
  • Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Affecter une tâche à un participant et visualiser son suivi
  • Partager son calendrier en lecture
  • Partager un dossier de la boîte de réception en écriture

Certification (en option)

  • Prévoir l'achat de la certification en supplément
  • L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
  • Il s'effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00 (le score obtenu attestera d'un niveau de compétence)

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des exercices pratiques
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

Compétences attestées par la certification

  • Ouvrir et fermer l'application
  • Utiliser la barre d'outils accès rapide et le ruban
  • Ecrire, mettre en forme, lire, classer et supprimer un message
  • Afficher le calendrier
  • Créer et enregistrer une entrée de calendrier
  • Créer un rendez-vous dans le calendrier
  • Répondre à une invitation
  • Ajouter, supprimer et afficher des contacts
  • Créer des groupes de contact.

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