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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

Cette formation vous permettra de développer les compétences suivantes :

  • Utiliser les indicateurs de suivi de message
  • Catégoriser vos messages
  • Utiliser des modèles
  • Créer et gérer des règles
  • Gérer votre calendrier
  • Utiliser les calendriers partagés
  • Gérer vos tâches
  • Appliquer les outils de partage de la messagerie
  • Gérer l'archivage des messages.

Niveau requis

Avoir suivi les cours OUT-IN "Outlook - Utiliser la messagerie et l'agenda électronique" ou le cours OUT-RB "Outlook - Consolider vos connaissances de base", ou avoir un niveau équivalent. Connaître l'environnement Windows et les produits Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Public concerné

Toute personne ayant une bonne pratique d'Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées de gestion et de partage collaboratif pour un travail de groupe.

Programme

1ère demi-journée

Gagner du temps par la maîtrise d'Outlook

  • Les indicateurs de suivi
  • Les catégories
  • Le mode "Conversation" et ses options
  • Recherches personnalisées
  • Gérer les actions rapides
  • Gestion des règles
  • La fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire"
  • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie
  • Création et utilisation de modèles de messages
  • Récupérer des messages supprimés de la corbeille

Organiser son temps

  • Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
  • Rendez-vous, évènements et demander une réunion
  • Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
  • Suivi des participants et lieu des réunions
  • Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
  • Vue hebdomadaire et mensuelle
  • Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres
  • Configuration du calendrier

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Création d'une action rapide pour classer des messages dans un dossier
  • Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique
  • Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants

2ème demi-journée

Prioriser ses tâches

  • Créer une tâche, un rappel à partir d'un message
  • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
  • Assigner, répondre et transférer des tâches
  • Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
  • Saisir les tâches périodiques en une seule fois
  • Gérer ses tâches avec To Do

Le travail de groupe

  • Délégation à des collaborateurs des éléments Outlook
  • Partage d'informations et permissions associées aux éléments

Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

  • Principe de l'archivage
  • Les fichiers PST
  • Archivage manuel et automatique
  • Outils de nettoyage
  • Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
  • Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Affecter une tâche à un participant et visualiser son suivi
  • Partager son calendrier en lecture
  • Partager un dossier de la boîte de réception en écriture

Certification (en option)

  • Prévoir l'achat de la certification en supplément
  • L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
  • Il s'effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00
  • 351 points minimum seront nécessaires pour l'obtention de la certification (le score obtenu attestera d'un niveau de compétence)

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des exercices pratiques
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

Les + de la formation

Cette formation nécessite l'accès à la plateforme collaborative Microsoft 365 avec un compte "Labo M2i".

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