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Objectifs pédagogiques

  • Utiliser votre messagerie électronique de façon collaborative
  • Apprendre à partager plusieurs agendas avec des groupes d'utilisateurs
  • Utiliser les tâches et les contacts.

Niveau requis

Avoir suivi le cours OUT-IN "Outlook - Utiliser la messagerie et l'agenda électronique" ou avoir un niveau équivalent. Connaître l'environnement Windows et les produits Office (Word, Excel, PowerPoint).

Public concerné

Toute personne ayant une bonne pratique d'Outlook et souhaitant utiliser les fonctionnalités avancées de gestion et de partage collaboratif pour un travail de groupe.

Programme

1ère demi-journée

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

  • Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
  • Les indicateurs de suivi
  • Les catégories
  • Le mode "Conversation"
  • Recherches personnalisées
  • Les actions rapides
  • Utiliser la fonctionnalité "Courrier pêle-mêle"
  • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie*
  • Création et utilisation de modèles de message

Organiser son temps et prioriser ses tâches

  • Le calendrier
    • Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
    • Rendez-vous, évènements et demander une réunion
    • Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
    • Suivi des participants et lieu des réunions
    • Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
    • Vue hebdomadaire et mensuelle
    • Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres
    • Configuration du calendrier
  • Gestion des tâches
    • Créer une tâche, un rappel à partir d'un courriel
    • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
    • Assigner, répondre et transférer des tâches
    • Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
    • Saisir les tâches périodiques en une seule fois

2ème demi-journée

Utilisation des contacts

  • Gestion des contacts
  • Créer et suivre une liste de contacts
  • Nouveau contact dans la même société
  • Les formats d'affichage et de colonnes
  • Trier, filtrer et regrouper les contacts
  • Rechercher un élément et enregistrer une recherche sur le bureau
  • Publipostage à partir des contacts

Le travail de groupe

  • Délégation à des collaborateurs des modules Outlook
  • Partage des informations dans Outlook
  • Partage de dossiers et permissions associées aux éléments

Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

  • Principe de l'archivage
  • Les fichiers PST
  • Archivage manuel et automatique
  • Outils de nettoyage
  • Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
  • Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique

* Uniquement avec un abonnement Office 365

Les + de la formation

L'examen de certification TOSA (proposé en option) est en français. Il sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation. Cet examen de 60 minutes délivrera un diplôme attestant d'un niveau de compétence.

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