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La collaboration à distance est un phénomène qui tend à prendre de l'ampleur dans les organisations aujourd'hui. Face à ce nouveau contexte professionnel, les membres des équipes sont confrontés à des problématiques qu'ils découvrent. Ils ont alors, en général, tendance à se focaliser sur les contraintes et les risques que ce mode de travail implique pour eux. Mais cela ne doit pas leur faire oublier les opportunités qui s'offrent à eux et qui sont loin d'être négligeables. Il est important d'être conscient(e) de ces risques et de ces opportunités pour relever le défi de la collaboration à distance et l'aborder avec l'état d'esprit qui convient.

Objectifs pédagogiques

  • Identifier les avantages et les problématiques du travail collaboratif et coopératif
  • Analyser l'impact du travail à distance sur la performance individuelle et collective
  • Structurer l'espace de travail pour favoriser la collaboration et la coopération à distance
  • Mettre en place un environnement de travail commun et facilitateur pour tous les collaborateurs
  • Planifier et organiser les modes de fonctionnement (présentiel / télétravail) et les communications
  • Développer des compétences en utilisant les outils collaboratifs appropriés pour communiquer, produire, rédiger, annoter et archiver
  • Identifier les apports du numérique pour faciliter la communication, organiser le temps de travail, optimiser les échanges, booster les compétences et favoriser l'émulation entre les personnes
  • Anticiper et éviter les pièges du travail à distance pour garantir une collaboration efficace
  • Evaluer les compétences de chaque collaborateur et identifier les points à améliorer pour une meilleure collaboration à distance
  • Exprimer les inquiétudes vis-à-vis du numérique, de votre place dans l'équipe, de vous-même et de votre faculté d'adaptation pour mieux les surmonter.

Modalités et moyens pédagogiques

Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).

Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).

Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :

  • Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour les cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
  • Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
  • Supports de cours et exercices

En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatique...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.

* nous consulter pour la faisabilité en distanciel

** ratio variable selon le cours suivi

Niveau requis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Public concerné

Tout personne en situation de télétravail au sein d'une équipe ou amenée à collaborer à distance.

Programme

1) Avant la formation

  • Questionnaire de postionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

  • Présentation de chacun
  • Attentes et objectifs visés de chaque participant
  • Présentation du cadre de la formation
  • Contextualisation des objectifs et des enjeux
  • Emergence des représentations des participants
  • Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Définir le travail collaboratif / le travail coopératif

  • Avantages et problématiques de chacun
  • Impact sur la performance individuelle et collective

Organiser et structurer l'espace de travail

  • Définir et mettre en place un environnement de travail facilitateur et commun à tous
  • Mode de fonctionnement : articulation présentiel / télétravail
  • Mode de communication
  • Prises de décisions
  • Calendrier de travail : deadline, point d'étape...

Les outils collaboratifs

  • Pour communiquer : Trello / WebEx / Office 365 / Teams...
  • Pour produire : Mind Mapping / Post-it / Wikis...
  • Pour rédiger, annoter : Google Docs...
  • Pour archiver : Google Drive / Dropbox / OneDrive...

Identifier les apports du numérique dans le travail à distance

  • En termes de :
    • Facilitation de communication
    • Organisation du temps de travail
    • Optimisation des échanges
    • Boosteur de compétences
    • Emulation entre les personnes...

Identifier les pièges du travail à distance

  • Identifier les compétences de chacun
  • Identifier les points à travailler
  • Verbaliser les inquiétudes vis-à-vis
    • Du digital
    • De sa place dans l'équipe
    • De soi et de sa faculté d'adaptation

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Autodiagnostic
  • Mises en situation basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
  • Exercices d'entrainement
  • Atelier collectif : analyse de scénarii, mise en situation
  • Etudes de cas :
    • Lors d'une gestion de projet, distinguer les moments collaboratifs de ceux qui ne le peuvent pas
    • Organiser et planifier un travail collaboratif sur un temps donné
  • Brainstorming en sous-groupe
  • Jeux de rôle : différentes mises en situation
  • Débriefing sur les comportments mis en oeuvre : analyse de pratique
  • Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

  • Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
  • Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
  • Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
  • Bilan oral et évaluation à chaud

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation

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