3,5 heures
Perfectionnement / Avancé
Présentiel
Accueil › Formations › Bureautique › Logiciels Bureautique › Office 365 par les usages › Office 365 - Organiser et animer une réunion avec des collaborateurs distants
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les différents types de réunion
- Acquérir une méthodologie pour préparer, animer et suivre une réunion
- Maîtriser les outils pour stocker les informations et animer une réunion.
Niveau requis
Etre à l'aise avec son environnement de travail (Windows, Internet Explorer et Office 2016). Avoir une bonne expérience d'Office 365 et plus particulièrement la coédition dans les applications online et le stockage de fichiers dans OneDrive et SharePoint. Avoir suivi la formation COMO-REU "Préparer et conduire une réunion" peut être un plus.
Public concerné
Toute personne souhaitant organiser des réunions avec des collaborateurs à distance.
Programme
Introduction
Les principaux types de réunions
Les 3 étapes-clés d'une réunion réussie : le PAS (Préparation, Animation et Suivi)
Présentation des outils mis en oeuvre
La préparation d'une réunion
"Intellectuelle"
- Réflexion sur le thème, l'objectif et le plan
- Réflexion sur la pertinence des participants choisis
"Matérielle"
- Identifier l'espace OneDrive ou le site SharePoint qui serviront de lieu de stockage pour la réunion
- Créer une section clairement identifiée sous le Bloc-notes SharePoint (OneNote) pour la réunion
- Créer une page
- Pour consigner le thème et les objectifs
- Pour présenter le plan
- Pour recueillir les idées et les actions à mener
- En prévision du compte rendu
- Préparer sa présentation PowerPoint pour conduire la réunion
- A partir d'Outlook, planifier une nouvelle réunion Skype en définissant l'objet et en invitant les participants
L'animation d'une réunion
Se connecter à l'avance afin de tout préparer et, au besoin, d'avoir le temps de résoudre les problèmes
- Vérifier la qualité du son et de l'image
- S'approprier les différentes vues de réunions (Galerie, Présentateur et Contenu)
Accueillir les participants
Le rôle de l'animateur et du participant (les règles du jeu)
Gérer les participants
- Couper ou non les micros
- Bloquer ou non les discussions instantanées
Enregistrer une réunion
Lancer la présentation pour présenter l'objectif de la réunion
Bonnes pratiques dans l'utilisation de PowerPoint en réunion
Partager le Bureau ou une application
Utiliser la messagerie instantanée
Rechercher et prendre en compte (dans OneNote) toutes les idées, le travail à effectuer et identifier les priorités d'action
Définir (dans OneNote) la mise en application des décisions (qui fait quoi, quand, comment, où, combien...)
Définir (dans OneNote) les modalités du compte-rendu
Programmer la réunion suivante
Mettre fin à la réunion
Le suivi d'une réunion
Ecrire (ou coécrire) le compte-rendu dans OneNote
Auto-évaluation de l'animateur
Penser à la réunion suivante
Certification (en option)
- L'examen sera passé à la fin de la formation
- Le voucher est à prévoir en sus
