Formation Office 365 par les usages Office 365 - Organiser et animer une réunion avec des collaborateurs distants

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Objectifs pédagogiques

• Comprendre les différents types de réunion
• Acquérir une méthodologie pour préparer, animer et suivre une réunion
• Maîtriser les outils pour stocker les informations et animer une réunion.

Niveau requis

Etre à l'aise avec son environnement de travail (Windows, Internet Explorer et Office 2016). Avoir une bonne expérience d'Office 365 et plus particulièrement la coédition dans les applications online et le stockage de fichiers dans OneDrive et SharePoint. Avoir suivi la formation COMO-REU "Préparer et conduire une réunion ou un groupe de travail" peut être un plus.

Public concerné

Toute personne souhaitant organiser des réunions avec des collaborateurs à distance.

Programme

Introduction

Les principaux types de réunions

Les 3 étapes-clés d'une réunion réussie : le PAS (Préparation, Animation et Suivi)

Présentation des outils mis en oeuvre

La préparation d'une réunion

"Intellectuelle"

• Réflexion sur le thème, l'objectif et le plan
• Réflexion sur la pertinence des participants choisis

"Matérielle"

• Identifier l'espace OneDrive ou le site SharePoint qui serviront de lieu de stockage pour la réunion
• Créer une section clairement identifiée sous le bloc-notes SharePoint (OneNote) pour la réunion
• Créer une page
• Pour consigner le thème et les objectifs
• Pour présenter le plan
• Pour recueillir les idées et les actions à mener
• En prévision du compte rendu
• Préparer sa présentation PowerPoint pour conduire la réunion
• A partir d'Outlook, planifier une nouvelle réunion Skype en définissant l'objet et en invitant les participants

L'animation d'une réunion

Se connecter à l'avance afin de tout préparer et, au besoin, d'avoir le temps de résoudre les problèmes

• Vérifier la qualité du son et de l'image
• S'approprier les différentes vues de réunions (Galerie, Présentateur et Contenu)

Accueillir les participants

Le rôle de l'animateur et du participant (les règles du jeu)

Gérer les participants

• Couper ou non les micros
• Bloquer ou non les discussions instantanées

Enregistrer une réunion

Lancer la présentation pour présenter l'objectif de la réunion

Bonnes pratiques dans l'utilisation de PowerPoint en réunion

Partager le Bureau ou une application

Utiliser la messagerie instantanée

Rechercher et prendre en compte (dans OneNote) toutes les idées, le travail à effectuer et identifier les priorités d'action

Définir (dans OneNote) la mise en application des décisions (qui fait quoi, quand, comment, où, combien...)

Définir (dans OneNote) les modalités du compte rendu

Programmer la réunion suivante

Mettre fin à la réunion

Le suivi d'une réunion

Ecrire (ou coécrire) le compte rendu dans OneNote

Auto-évaluation de l'animateur

Penser à la réunion suivante

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
• La durée moyenne est de 1h00 et le score obtenu attestera d'un niveau de compétence

Modalités d’évaluation des acquis

L'évaluation des acquis se fait :

• En cours de formation, par des exercices pratiques
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

Les + de la formation

Le contenu de ce cours ne couvre qu'une partie de la certification "Office 365". Nous vous conseillons vivement de suivre les autres modules "Office 365 par les usages".

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