Objectifs de formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Comparer les apports de Microsoft 365 avec les logiciels classiques pour identifier comment l'écosystème infonuagique facilite la collaboration et la transformation digitale
- Explorer les fonctionnalités de base de Microsoft 365 en se connectant au portail, en utilisant le "lancer d'applications" et en naviguant dans les informations personnelles pour une prise en main efficace de l'interface
- Analyser les nouvelles fonctionnalités de Word, Excel et PowerPoint Online, telles que la dictée, les types de données, le concepteur et la traduction automatique, pour améliorer la productivité et la collaboration
- Utiliser OneDrive dans Microsoft 365 en explorant ses interfaces, ses méthodes de création et de gestion de documents, et ses options de recherche et de restauration de fichiers
- Evaluer les méthodes de partage et de gestion des documents dans OneDrive en apprenant à partager des fichiers, gérer les autorisations et utiliser les options de synchronisation avec le poste de travail
- Identifier les principes de base de Microsoft Teams en découvrant ses capacités de collaboration et d'échanges instantanés en équipe, et en apprenant à structurer et gérer des équipes et des canaux
- Améliorer la gestion des fichiers dans Teams en explorant les options d'édition collaborative, l'accès aux fichiers OneDrive et l'utilisation des onglets pour épingler des documents importants
- Utiliser les fonctionnalités de conversation et de publication dans Teams pour optimiser la communication en groupe, gérer les interactions, et partager des fichiers de manière efficace
- Organiser et animer des réunions dans Teams en planifiant, partageant du contenu, utilisant le tableau blanc collaboratif, et en impliquant les participants avec les modes de présentateur et les sondages
- Promouvoir une utilisation inclusive et accessible de Teams en intégrant des fonctionnalités telles que les sous-titres en direct, la suppression du bruit, les traductions et l'enregistrement des réunions pour une consultation ultérieure.
Prérequis
Etre à l'aise avec son environnement de travail (Windows ou macOS, navigateur Internet, messagerie et Microsoft Office).
Validez les prérequis
Afin de vérifier que vous disposez bien des prérequis nécessaires à cette formation, nous vous invitons à réaliser ce test.
Temps estimé : 4 minutes.
Passer le testPublic concerné
Tout utilisateur souhaitant découvrir les services Microsoft 365 et accéder, partager et collaborer autour de ses documents depuis un ordinateur, une tablette et un téléphone mobile.
Programme
Microsoft 365 en tant qu'acteur de la transformation digitale
Introduction
- Microsoft 365 est un Office infonuagique : un écosystème qui apporte une dimension collaborative au travail...
- Les apports de Microsoft 365 par rapport aux logiciels "classiques" installés sur les postes
- Appréhender le choix de l'outil en fonction de l'usage
Comment travailler de manière collaborative avec Microsoft Online
Démarrer Microsoft 365
- Se connecter sur le portail "microsoft.com" et prendre en main son interface
- Utiliser Edge pour une meilleure expérience utilisateur et épingler le portail à la barre des tâches
- Démarrer une application ou un service avec le "lancer d'applications"
- Accéder au portail "Mes applications"
- Rechercher une application
- Afficher ses informations personnelles
- Se déconnecter du portail "microsoft.com"
Utiliser Word, Excel et PowerPoint Online
- Focus sur quelques nouveautés
- Dicter ses courriers dans Word
- Les types de données sous Excel
- Le concepteur sous PowerPoint
- La traduction automatique lors d'une présentation
- Partager un document avec un collaborateur proche
- Modifier des documents à plusieurs : la coédition
Comment stocker et partager des fichiers avec OneDrive
Introduction
- La place de OneDrive dans l'écosystème de Microsoft 365
- Comprendre le partage de fichiers dans OneDrive versus la collaboration dans Teams ou SharePoint
- Accéder à son espace OneDrive de différentes manières
- Visite guidée de l'interface de OneDrive
Création et gestion de documents ou dossiers
- Créer un dossier ou un nouveau document Office
- Charger un document / un dossier
- Télécharger un ou plusieurs document(s)
- Ouvrir un document en Office Online et/ou dans Office On Premise
- Utiliser le panneau d'informations / détails
Retrouver un fichier
- Trier / filtrer la liste des fichiers
- Utiliser la vue "Récent" depuis l'accueil
- Rechercher des fichiers sur OneDrive en ligne
- Rechercher des fichiers SharePoint et Teams dans OneDrive
- Affiner avec les filtres post-recherche
- Utiliser "l'historique des versions" pour restaurer une version précédente d'un fichier
- Rechercher dans la corbeille un fichier supprimé par erreur pour le restaurer
Partager des documents / des dossiers
- Partager un document / un dossier avec des collègues ou avec une personne extérieure
- "Copier le lien" et le coller dans un message Outlook
- Gérer l'accès et les autorisations depuis OneDrive ou directement dans Outlook
- Utiliser la vue "Partagés"
Synchroniser avec son poste de travail
- Comprendre le principe et les limites de la synchronisation
- Comprendre les "fichiers à la demande"
- Comprendre la "Sauvegarde des dossiers" importants
- Bureau
- Documents
- Images
Comment travailler de manière collaborative avec Teams ?
Introduction
- Microsoft Teams est bien plus qu'un logiciel de visioconférence : une application de collaboration et d'échanges instantanés en équipe
Travailler en équipe
- Comprendre le principe d'une équipe
- Comprendre les différents rôles au sein d'une équipe
- Créer des équipes et ajouter des membres
- Gérer les équipes et les membres
- Utiliser les balises pour cibler sa communication
Structurer une équipe à l'aide des canaux
- Importance du canal "Général"
- Comprendre les différents types de canaux :
- Standards
- Privés
- Partagés
- Créer des canaux
- Gérer les membres dans les canaux privés ou partagés
- Les canaux ont des onglets
- Epingler un canal pour le retrouver facilement
Gérer ses fichiers
- Gérer des fichiers dans un canal
- Initier une coédition sur un fichier à partir de Teams
- Epingler des documents importants sous forme d'onglets
- Accéder à ses fichiers OneDrive à partir de Teams
Bien utiliser les conversations
- Utiliser l'affichage "Conversation"
- Converser à deux ou à plusieurs
- Initier et renommer une conversation de groupe
- Epingler les conversations de groupe fréquemment utilisées
- Partager des fichiers et passer des appels à partir de votre conversation de groupe
- Lancer une conversation en partageant son écran
- Ouvrir une conversation dans une nouvelle fenêtre
Bien utiliser les publications
- Faire la différence entre "Publications" et "Conversation"
- Ecrire une publication ou une annonce pour donner de l'emphase à votre message
- Publier dans plusieurs canaux simultanément
- Mentionner quelqu'un ou un groupe de personnes à l'aide des balises
- Rester informé avec "Activité" et les notifications
- Enregistrer une publication pour la lire plus tard
Organiser et animer une réunion
- Planifier une réunion et inviter des participants depuis Teams ou depuis Outlook
- Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant de planification ou le sondage de disponibilité (FindTime)
- Rejoindre une réunion dans Teams
- Partager du contenu : un écran, un document ou une vidéo
- Partager le tableau blanc collaboratif (Microsoft Whiteboard)
- Improviser un sondage avec Forms pendant une réunion
- Organiser les participants d'une réunion en petits groupes
Utiliser Teams pour des réunions plus inclusives
- Utiliser des couleurs à contraste élevé
- Faire attention à la lecture sur les lèvres :
- Eclairage de l'animateur
- Parler lentement
- Langage simple
- Paramétrer le niveau de suppression du bruit
- "Mettre en évidence" la vidéo de la personne qui parle
- Impliquer votre public avec les "modes de présentateur"
- Partager les documents en amont et après l'événement
- Rendre ses documents partagés accessibles avec la fonctionnalité "Vérifier l'accessibilité"
- Utiliser les sous-titres en direct
- Enregistrer la réunion pour une consultation a posteriori
- Etablir des règles de participation avec les réactions
- Réduire les distractions en floutant l'arrière-plan
- Utiliser la fonctionnalité de traduction
A la découverte des autres services...
- Pour personnaliser la conférence, nous pouvons remplacer, au choix, l'un des chapitres précédents par :
Concevoir et publier une enquête avec Forms
- Qu'est-ce que Microsoft Forms ?
- Avantages à créer une enquête avec Forms et récupérer les résultats dans Excel Online
- Démarrer la création de l'enquête à partir de OneDrive
- Les différents types de question
- Finaliser et partager son formulaire d'enquête
Gérer sa liste de tâches avec To Do
- To Do : une application de gestion de tâches inter-plateforme
- Utiliser les affichages "Ma journée" et "Suggestions"
- Utiliser To Do dans Outlook
- Ajouter des échéances et des rappels à des tâches
- Partager une liste des tâches
Gérer des tâches en mode Agile avec le Planificateur
- Comprendre le bon usage du Planificateur
- Créer un plan collaboratif
- Ajouter des tâches et leur affecter des dates
- Trier les tâches au sein de compartiments
- Déplacer les tâches dans des compartiments
- Organiser son travail avec les étiquettes
- Joindre des fichiers, des photos ou des liens
Derrière une équipe Teams se cache un site SharePoint
- Créer une équipe Teams, c'est créer un site SharePoint pour le partage et plus encore...
- Visualiser les fichiers contenus dans Teams dans la bibliothèque de documents SharePoint (canal = dossier)
- Notions sur les versions d'un même document
- Consulter / restaurer une ancienne version d'un fichier
- Supprimer / récupérer un document (Corbeille)
Utiliser un classeur numérique pour prendre et partager des notes
- Présentation de OneNote
- Prendre en main OneNote et les blocs-notes
- Ajouter des sections et des pages
- Prendre des notes
- Les objets et tableaux
- Dessins et autres options
- Partager ses notes
- Le bon usage de OneNote
Réfléchir, planifier et collaborer avec Loop
- Démarrer une conversation de groupe
- Encourager le travail collaboratif et la répartition des tâches à l'aide des "Composants Loop"
- Retrouver dans To Do les tâches qui m'ont été affectées
- Créer un espace de travail Loop pour unifier différents projets
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Modalités d’évaluation des acquis
Téléconférence plénière interactive de 10 à 300 personnes. L'intervenant présente les cas d'usages et les produits. Il ne se contente pas de présenter des diapositives, mais assure le "show" en théâtralisant au moyen d'un fil conducteur et en multipliant les démonstrations dans les produits. L'interactivité avec les participants se crée à l'aide d'outils (quiz) comme Wooclap permettant ainsi de susciter l'appel à l'information ou de contrôler les acquis.
Accessibilité de la formation
Le groupe M2i s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Les détails de l'accueil des personnes en situation de handicap sont consultables sur la page Accueil et Handicap.
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2i sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 11 jours ouvrés.