Formation Organisation et gestion du temps Mieux s'organiser grâce à votre messagerie

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Objectifs pédagogiques

• Utiliser avec pertinence les courriels comme outil d'efficacité professionnelle
• Optimiser votre lecture des courriels pour les classer rapidement
• Développer votre esprit d'analyse lors de la lecture et l'écriture de courriels
• Adapter le ton du courriel à votre interlocuteur
• Organiser vos courriels et les stocker.

Niveau requis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Public concerné

Toute personne travaillant avec une messagerie, souhaitant la mettre à profit pour optimiser son temps.

Programme

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation de la formation

Les modes de communication

• Comparatif entre le courrier électronique et les autres modes de communication
• Les courriels : gain ou perte de temps ?
• Les différents usages du courrier électronique

Le traitement des volumes importants de courriels

• S'entraîner à la lecture efficace de courriers électroniques
• Transformer un courriel en tâche ou en rendez-vous
• Créer des dossiers d'actions, des dossiers de classement en fonction de ses objectifs et activités professionnels
• Filtrer et classer automatiquement ses courriels
• Purger sa boîte mail

Exploiter la fonction "Tâches" pour organiser son temps et prioriser ses activités

• Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier
• Définir des échéances et mettre en place des rappels
• Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité
• Transférer ses tâches dans l'agenda
• Déléguer une tâche et la suivre

L'envoi de courriers électroniques

• L'envoyer ou pas ? Le courrier électronique est-il le bon support ?
• Connaître les règles de base de l'envoi de courriels
• Quand ?
• A qui ?
• Comment ?
• Combien ?
• Envoyer un courrier pertinent (forme concise et synthétique)
• Adapter la forme du courrier électronique à son sujet
• Utiliser les règles de courtoisie

Charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Rédaction d'une même information sur différents supports : papier, mail, note de service
• Différenciation émetteur / récepteur du mail : ce que je veux dire / ce que l'autre comprend

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Bilan oral et évaluation à chaud

Modalités d’évaluation des acquis

L'évaluation des acquis se fait :

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

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