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Objectifs pédagogiques / Compétences visées
- Utiliser avec pertinence les courriels comme outil d'efficacité professionnelle
- Optimiser votre lecture des courriels pour les classer rapidement
- Développer votre esprit d'analyse lors de la lecture et l'écriture de courriels
- Adapter le ton du courriel à votre interlocuteur
- Organiser vos courriels et les stocker.
Niveau requis
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Public concerné
Toute personne travaillant avec une messagerie, souhaitant la mettre à profit pour optimiser son temps.
Programme
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation de la formation
Les modes de communication
- Comparatif entre le courrier électronique et les autres modes de communication
- Les courriels : gain ou perte de temps ?
- Les différents usages du courrier électronique
Le traitement des volumes importants de courriels
- S'entraîner à la lecture efficace de courriers électroniques
- Transformer un courriel en tâche ou en rendez-vous
- Créer des dossiers d'actions, des dossiers de classement en fonction de ses objectifs et activités professionnels
- Filtrer et classer automatiquement ses courriels
- Purger sa boîte mail
Exploiter la fonction "Tâches" pour organiser son temps et prioriser ses activités
- Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier
- Définir des échéances et mettre en place des rappels
- Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité
- Transférer ses tâches dans l'agenda
- Déléguer une tâche et la suivre
L'envoi de courriers électroniques
- L'envoyer ou pas ? Le courrier électronique est-il le bon support ?
- Connaître les règles de base de l'envoi de courriels
- Quand ?
- A qui ?
- Comment ?
- Combien ?
- Envoyer un courrier pertinent (forme concise et synthétique)
- Adapter la forme du courrier électronique à son sujet
- Utiliser les règles de courtoisie
Charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Rédaction d'une même information sur différents supports : papier, mail, note de service
- Différenciation émetteur / récepteur du mail : ce que je veux dire / ce que l'autre comprend
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Bilan oral et évaluation à chaud
Modalités d’évaluation des acquis
L'évaluation des acquis se fait :
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)
