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Objectifs pédagogiques

  • Utiliser avec pertinence les courriels comme outil d'efficacité professionnelle
  • Optimiser votre lecture des courriels pour les classer rapidement
  • Développer votre esprit d'analyse lors de la lecture et l'écriture de courriels
  • Adapter le ton du courriel à votre interlocuteur
  • Organiser vos courriels et les stocker.

Niveau requis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Public concerné

Toute personne travaillant avec une messagerie, souhaitant la mettre à profit pour optimiser son temps.

Programme

Introduction

  • Présentation de chacun
  • Attentes et objectifs visés de chaque participant
  • Présentation de la formation

Les modes de communication

  • Comparatif entre le courrier électronique et les autres modes de communication
  • Les courriels : gain ou perte de temps ?
  • Les différents usages du courrier électronique

Le traitement des volumes importants de courriels

  • S'entraîner à la lecture efficace de courriers électroniques
  • Transformer un courriel en tâche ou en rendez-vous
  • Créer des dossiers d'actions, des dossiers de classement en fonction de ses objectifs et activités professionnels
  • Filtrer et classer automatiquement ses courriels
  • Purger sa boîte mail

Exploiter la fonction "Tâches" pour organiser son temps et prioriser ses activités

  • Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels
  • Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité
  • Transférer ses tâches dans l'agenda
  • Déléguer une tâche et la suivre

L'envoi de courriers électroniques

  • L'envoyer ou pas ? Le courrier électronique est-il le bon support ?
  • Connaître les règles de base de l'envoi de courriels
    • Quand ?
    • A qui ?
    • Comment ?
    • Combien ?
  • Envoyer un courrier pertinent (forme concise et synthétique)
  • Adapter la forme du courrier électronique à son sujet
  • Utiliser les règles de courtoisie

Charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Rédaction d'une même information sur différents supports : papier, mail, note de service
  • Différenciation émetteur / récepteur du mail : ce que je veux dire / ce que l'autre comprend

Synthèse de la session

  • Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
  • Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
  • Bilan oral et évaluation à chaud

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