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Accueil › Formations › Compétences Métier › Relation client › Améliorer l'accueil physique et la relation téléphonique › Gérer et prévenir les situations difficiles par téléphone
Public concerné
- Commerciaux sédentaires
- Collaborateurs des services ADV et SAV
- Assistant(e)s commerciaux(ales)
Objectifs de formation
- Identifier les situations difficiles au téléphone
- Gérer les tensions favorisant ainsi la prévention des conflits
- Chercher les points d'accord en maîtrisant les pics émotionnels
Programme de votre formation
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M2I START AVANT VOTRE FORMATION
Contextualisation du projet de formation et prise en compte des besoins de chacun
- Positionnement initial de l’apprenant par rapport aux objectifs
- Définition des priorités et des objectifs personnels de l’apprenant
- Vidéos de mise en situation
- Accès au Chat interactif myM2i pour interagir avec les membres de son groupe
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M2I LIVE VOTRE FORMATION ANIMÉE PAR NOTRE EXPERT ¹
Programme
Modules distanciels :
- E-quiz en amont/aval de la formation.
Intégrer des facteurs personnels et des facteurs externes pour mieux me positionner face aux clients difficiles et dans des situations complexes
- Identifier mes forces et axes d'amélioration pour gérer des clients difficiles : adaptabilité, recul, répartie, résistance au stress, autorité tranquille
- Recensement des différentes évolutions sociétales
- M'adapter aux évolutions conjoncturelles : baisse des règles de politesse, moindre respect des engagements, contestation, besoin de solutions immédiates, difficulté avec la digitalisation
Maîtriser les fondamentaux de la communication avec des clients difficiles pour parvenir à un échange équilibré
- Importance de mon rôle dans l'entreprise
- Me présenter de manière professionnelle, empathique et conviviale
- Pratiquer une écoute active et attentive, poser les bonnes questions et reformuler si nécessaire
- Adopter un ton et un rythme de parole appropriés
- Utiliser des expressions valorisantes (mots qui encouragent, mots qui "tuent")
- Montrer que la demande est prise en compte (réponse immédiate, transfert à un collègue ou engagement sur un délai de réponse)
- Communiquer sans appréhension, même pour une réponse défavorable (assertivité)
- Réagir face à des interlocuteurs excessivement bavards ou qui se dispersent, face à des interlocuteurs "dépassés", totalement perdus, face à des situations de difficulté ou de détresse du client
- Montrer de l'empathie tout en sachant conserver la distanciation personnelle indispensable
Maîtriser les situations à plus haut risque pour anticiper et prévenir les "dérapages" ou réagir à bon escient
- Réagir face au phénomène d'assistanat exacerbé, face à de la mauvaise foi caractérisée, face à la mise en cause de collègues et/ou d'autres services, face à des attitudes arrogantes, méprisantes (mais sans insultes directes émises)
- Les facteurs courants potentiellement déclencheurs d'agressivité
- Limite entre "agressivité" et "agression"
- Les signes précurseurs d'une agression verbale pour, si possible, désamorcer la situation
- Réagir au mieux si la situation dégénère
- Eviter la spirale réciproque de la violence
- Appliquer quelques règles de base
- Les impacts psychologiques personnels possibles à la suite de menaces ou agressions verbales
- Recourir si nécessaire à de l'accompagnement psychologique sans culpabiliser
Me construire un "moral positif" face aux clients difficiles et/ou aux situations complexes pour continuer à assumer mes missions et rentrer chez moi serein
- Modifier si nécessaire ma manière d'appréhender mon univers de travail, me construire une "philosophie de vie" professionnelle positive
- Gestion physique du stress :
- Techniques pour rester calme et détendu même en situation de tension
- Méthodes pour rester zen au travail face aux clients difficiles
- Techniques de prise de recul : méthodes pour maintenir une perspective objective et éviter de se laisser submerger par les émotions
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Autodiagnostic
- Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
- Atelier collectif de recherche des incidences des évolutions sociétales sur les comportements clients
- Brainstorming en sous-groupe
- Exercices pratiques
- Jeux de rôle
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
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M2I BOOST APRÈS VOTRE FORMATION
Réactivation et consolidation des acquis en situation de travail
- 30 jours d’accompagnement personnalisé sur myM2i inclus ²
- Ressources Boosters (Abonnement au M2i’Mag Soft Skills, formations offertes, invitations aux conférences d’actualité…)
- ¹ Les actions et les outils présentés dans ce programme le sont à titre indicatif et peuvent faire l’objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants. Les compétences clés de ce programme sont traitées à raison d'une compétence par demi-journée de formation.
- ² Sur myM2i, pendant 30 jours post-fin de formation, les apprenants disposent d’une messagerie sécurisée pour échanger, dans la limite de 4 sollicitations, avec leur formateur.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
| Équipe pédagogique : Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation. Techniques pédagogiques : Pédagogie participative mettant l'apprenant au cœur de l'apprentissage. Utilisation de techniques ludo-pédagogiques pour une meilleure appropriation. Ancrage facilité par une évaluation continue des connaissances au moyen d'outils digitaux et/ou de cas pratiques. Ressources pédagogiques : Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme. |
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des exercices pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
Accessibilité de la formation
Le groupe M2I s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Politique Handicap.
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2I sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 12 jours ouvrés.
