Formation Evolution professionnelle Assistant(e) : une fonction polyvalente

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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

• Vous adapter aux nouvelles attentes d'un poste enrichi et exigeant
• Faciliter le travailler ensemble et fédérer autour d'une organisation claire et bienveillante
• Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse pour vous montrer force de proposition
• Fluidifier les communications entre les équipes, et prendre vous-même la parole.

Niveau requis

Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Public concerné

Assistant(e)s nouvellement nommé(e)s, ou en poste.

Programme

Introduction

• Présentation de chacun, partage des attentes et des objectifs
• Présentation du programme, du rythme et du formateur

Faire le point sur ses compétences

• Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
• Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
• Trouver ses niveaux optimaux d'autonomie et de décision
• Connaître ses limites et savoir dire non

De l'information à la communication

• L'importance de l'accueil (physique / téléphonique / visio) dans la relation client
• Travailler son écoute et sa répartie pour rebondir en toute situation
• Pratiquer le questionnement, la reformulation et les feedbacks

Du présentiel au distanciel

• Intégrer les nouveaux enjeux du distanciel et recréer des conditions de travail favorable
• Trouver sa posture et son rôle, contribuer à l'animation et à l'accueil
• Travailler sur le paraverbal (ton) et le non verbal (geste) pour faire passer ses messages
• Proposer un cadre et s'y tenir avec tact, compréhension et souplesse

Collaborer efficacement

• Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
• Comprendre le mode de fonctionnement et le type de personnalité de ses collègues
• Trouver sa place en réunion présentielle ou distancielle (avant, pendant, après)
• Développer sa capacité de synthèse pour mettre en lumière les informations essentielles
• Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai

S'organiser et prioriser

• Travail d'introspection : son rapport au temps, à la gestion des urgences
• Trouver votre rythme personnel pour être productif.ve mais pas essoufflé.e
• Partager des méthodes de planification
• Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus

Développer son leadership

• Etre garant du cadre et des règles fixées, avec agilité
• Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
• Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
• Faire preuve d'assertivité dans ses prises de décision

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
• Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...

Synthèse de la session

• Bilan oral et évaluation à chaud
• Debriefs personnalisés par le groupe et par le formateur
• Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation
• Auto-évaluation avant et après la formation, afin de valider les compétences acquises

Modalités d’évaluation des acquis

L'évaluation des acquis se fait :

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

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