Formation Soft Skills de l'assistant(e) Assistant(e) : une fonction polyvalente

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Objectifs de formation

A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Réaliser un autodiagnostic de vos compétences par rapport à votre mission d'assistant(e)
• Communiquer avec aisance et pratiquer le dialogue constructif
• Synthétiser les prises de parole durant les réunions en tenant compte des enjeux
• Communiquer en étant assertif(ve), savoir dire non et faire des demandes claires
• Hiérarchiser les priorités et vous organiser.

Modalités, méthodes et moyens pédagogiques

Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).

Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).

Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :

• Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
• Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
• Supports de cours et exercices

En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.

* nous consulter pour la faisabilité en distanciel

** ratio variable selon le cours suivi

Prérequis

Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Public concerné

Assistant(e)s et secrétaires nouvellement nommé(e)s, ou en poste.

Programme

1) Avant la formation

• Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Faire le point sur ses compétences

• Clarifier sa mission d'assistant(e) en identifiant les compétences
• Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
• Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
• Définir et poser ses limites

Communiquer, un point clé de la fonction

• Autodiagnostic de ses attitudes en communication
• Identifier les règles de la communication interpersonnelle
• Communiquer en tenant compte de l'importance du verbal et du non verbal
• Identifier les obstacles à la communication à l'aide des perceptions
• Pratiquer le dialogue constructif à l'aide de l'écoute active

Collaborer efficacement

• Etre garant(e) du cadre et des règles fixées
• Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
• Trouver sa place en réunion (avant, pendant, après)
• Développer sa capacité de synthèse pour valoriser les informations essentielles
• Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai

Développer son leadership

• Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
• Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
• Faire preuve d'affirmation dans ses prises de décision
• Savoir dire "non"
• Faire des demandes claires et sans exigence

S'organiser et prioriser

• Identifier son rapport au temps
• Clarifier ses objectifs pour évaluer, hiérarchiser et prioriser ses activités
• Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus
• Gérer les interruptions et les sollicitations
• Partager des méthodes de planification

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud

3) Après la formation : consolider et approfondir

• Pendant 3 mois après la formation, les participants bénéficient d'un suivi personnalisé asynchrone auprès du formateur par courriel
• Ils reçoivent des feedbacks et des conseils personnalisés en relation avec les sujets abordés en formation