Aujourd'hui les équipes travaillent de plus en plus à distance. Les collaborateurs peuvent se situer dans une autre région ou un autre pays dans le monde. Les réunions à distance deviennent de plus en plus habituelles. C'est pour cela qu'il est nécessaire de comprendre leur fonctionnement, et d'apprendre à les organiser d'une autre manière. Comment aborder les sujets de manière dynamique ? Quels outils utiliser ? Quels sont les différents formats de réunion existants ? Toutes ces questions font l'objet de cette formation.
Objectifs pédagogiques
- Concevoir un projet de réunion à distance en établissant un ordre du jour clair, des objectifs et des indicateurs de réussite
- Utiliser une méthode adaptée et des outils pertinents pour animer votre réunion à distance
- Développer vos capacités de communication avec un groupe en distanciel
- Défendre votre posture d'animateur de la réunion à distance pour améliorer votre efficacité
- Développer vos capacités de communication avec un groupe en distanciel
- Développer l'intelligence collective en réunion à distance en faisant produire un groupe et en développant la créativité
- Gérer les participants "difficiles" et les comportements spécifiques du distanciel
- Structurer votre réunion à distance en élaborant un scénario et un fil rouge, en choisissant les outils d'animation adaptés et en gérant les incidents les plus souvent rencontrés
- Préparer l'après-réunion en rédigeant un compte-rendu, en tirant des conclusions et en faisant le point sur les présents utiles
- Analyser votre propre intervention et prendre des mesures pour vous améliorer en continu.
Modalités et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour les cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatique...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Niveau requis
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Public concerné
Toute personne en charge de l'animation de réunions collectives ou de groupes de travail en distanciel souhaitant dynamiser et rendre fructueuse sa réunion et ce, quel que soit le contexte (information, décision, partage d'expérience, projet...). Ou toute personne souhaitant réinventer sa posture d'animateur pour animer à distance de façon plus ludique et innovante.
Programme
1) Avant la formation
- Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès
2) Pendant la formation
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation du cadre de la formation
- Contextualisation des objectifs et des enjeux
- Emergence des représentations des participants
- Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin
Optimiser les conditions de réussite d'une réunion en distanciel
- Situer l'outil "réunion" parmi les autres outils de communication
- Identifier les différentes fonctions d'une réunion
- Fixer les objectifs et les indicateurs de réussite
- Choisir de façon pertinente les participants
- Concevoir un projet de réunion
- Ordre du jour
- Travail préparatoire des participants
- Méthode d'animation
- Outils
Se positionner en tant qu'animateur de la réunion à distance
- Les 3 rôles et les qualités de l'animateur
- Se sentir légitime en tant qu'animateur
- Optimiser son animation en fonction de sa personnalité et de son public
- Fixer des règles de communication
- Faire produire un groupe et développer la créativité
- Développer ses capacités de communication avec un groupe
- Développer l'intelligence collective en réunion à distance
- Développer ses capacités d'écoute et d'adaptation au groupe
- Assurer des temps de prise de parole équitables
- Identifier les différents rôles dans le groupe
- Faire découvrir les compétences de chacun
- Gérer les participants "difficiles" et les comportements spécifiques du distanciel
- Anticiper et réguler les tensions relationnelles
- Réaliser un tour de table productif : 8 techniques alternatives
Structurer sa réunion à distance
- Appropriation d'un outil original de structuration
- Elaborer un scénario et un fil rouge
- Ouvrir sur un brise-glace adapté et original
- Choisir les outils d'animation adaptés au distanciel en fonction du scénario
- Gérer les incidents les plus souvent rencontrés
- Lead, lâché-prise, silence et rappel des règles
Préparer l'après-réunion (optionnel)
- Relire sa prise de notes, structurer et rédiger le compte-rendu
- En tirer des conclusions pour préparer la prochaine réunion
- Identifier les points non abordés dans l'ordre du jour, à reporter
- Faire le point sur les présents utiles pour cette réunion et ceux nécessaires pour la prochaine
- Débriefer sa propre intervention pour s'améliorer en continu
- Prendre des notes quel que soit le type de réunion
- Structurer et rédiger le compte-rendu
- Cas où l'animateur réalise lui-même le compte-rendu
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Autodiagnostic
- Jeux de rôles filmés de divers types de réunions à distance
- Exercice pratique de rédaction d'un compte-rendu à partir d'une simulation de réunion
- Identifier les questions à se poser pour se préparer
- Rédaction d'objectifs et étude de cas
- Mise en situation : gestion d'un débat avec jeux des différents rôles animateur / modérateur / régulateur (thématique amenée par les stagiaires ou le formateur)
- Travail par groupe sur la gestion des émotions en réunion
- Empathie et auto-empathie dans des situations avec des personnalités difficiles
- Mise en situation (jeux de rôles) avec travail sur la posture et la communicationn
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
- Bilan oral et évaluation à chaud
3) Après la formation : consolider et approfondir
- M2i vous propose de consolider et d'approfondir vos nouvelles compétences acquises grâce aux options disponibles
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Options disponibles
Learning Boost +520 €
- E-Boost (module e-learning, en aval de votre séance en présentiel) : animer des réunions productives à distance (3h)
- Préparer votre réunion
- Animer votre réunion à distance
- Structurer votre réunion
- Adapter votre communication aux réunions à distance
- Pour aller plus loin
- Coaching (2 séances d'1 heure) :
- Séance individuelle en distanciel (par téléphone ou en visio)
- Mise en oeuvre d'un plan d'action personnalisé u0022PAPu0022 pour appliquer les nouvelles connaissances
Classe virtuelle +490 €
- Séance de 3h en distanciel
- Partage de retours d'expériences
- Questions / réponses avec votre formateur
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
