Les billets M2i Office 365 & la conduite du changement

4 septembre 2018

1. Comment la conduite du changement accompagne un projet Office 365 ?

Dans les projets de transformation de l'entreprise, en particulier ceux touchant aux processus et au système d'information (Office 365, OneDrive, SharePoint, etc.), l'utilisateur final est souvent « oublié » alors que l'humain est souvent la principale cause d'échec ou de réussite d'un projet !

L'intérêt principal, pour une organisation, est d'obtenir l'adhésion des équipes au projet de transformation et donc de diminuer la période de moindre productivité ou de flottement. De plus en plus, cette adhésion constitue un élément indispensable de la mise en place de projets d'organisation ou de nouveaux outils afin que celui soit une réussite (sans adoption et usage par les utilisateurs, le projet est un « échec »).

Pensez que plus l'entreprise ou l'organisation communique, plus elle organise d'événements et de sessions de formation, plus ses employés / collaborateurs seront susceptibles d'adopter les nouvelles technologies et modes de travail, critère indispensable à tous les projets.

Joël Beaussier, Consultant en conduite du changement chez Microsoft Services, nous propose la vision suivante :

" Une des premières activités pour la conduite de ces changements est d'identifier les bénéfices que va apporter Office 365 à l'entreprise. Cette étape doit pouvoir impliquer la DSI et les Directions métiers. Elle vise à comprendre en quoi les services qu'apporte Office 365 vont contribuer à l'atteinte des objectifs des entités métiers. Les résultats de cette phase sont autant d'arguments pour la validation du choix d'Office 365 et vont contribuer à emporter l'adhésion de l'ensemble de la Direction autour du projet.

Il est ensuite essentiel de définir les scénarios d'usages d'Office 365 qui vont apporter un bénéfice aux différents rôles au sein des métiers. Cette démarche est à construire avec des utilisateurs clés qui représentent les rôles métiers principaux. Les Directions des ressources humaines et de la communication sont alors impliquées car les messages d'accompagnement et les résistances aux changements vont émerger dans cette phase.

(...)

Bien sûr, les activités telles que la formation et la communication sont à prévoir. Qu'elles soient portées par le projet ou non, il est nécessaire d'impliquer les utilisateurs clés, les champions, le management et les parties prenantes pour s'assurer que le contenu et les moyens auront l'impact désiré auprès des utilisateurs.

Enfin, la conduite du changement doit continuer après le déploiement du projet Office 365 puisque le cycle continu des évolutions fonctionnelles apporte régulièrement de nouvelles opportunités d'usage pour l'utilisateur. "

2. Votre entreprise a-t-elle une stratégie claire de conduite du changement au sujet d'Office 365 ?

Définir en amont du déploiement une stratégie et un plan de conduite du changement (incluant communication, formations et communautés) est une étape essentielle du processus d'adoption des nouvelles technologies. Celles-ci induisent de nouveaux usages qui apportent une réelle plus-value dans l'environnement professionnel. Une stratégie claire implique les utilisateurs et les informe sur les changements auxquels ils devront faire face au quotidien.

Quelle que soit la taille de l'organisation, nous pouvons aider nos clients à concevoir des stratégies de conduite du changement, simples et pragmatiques, et les mettre en œuvre de façon adaptée à un contexte particulier.

Vincent D. ~ Formateur expert M2i Formation

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