Dans un contexte économique de plus en plus complexe et néfaste, viser le juste nécessaire en permettant de réduire les coûts tout en garantissant la qualité, la maîtrise des risques et la couverture du besoin est la cible prioritaire des fonctions achats. Cette formation permet d'acquérir les compétences nécessaires pour évaluer, identifier et circonscrire efficacement les besoins à travers une approche fonctionnelle et apprendre à maximiser le rapport utilité/coût dans le processus d'achat public.
Objectifs pédagogiques
- Utiliser efficacement l'analyse fonctionnelle pour exprimer clairement les besoins
- Appliquer l'analyse de la valeur pour optimiser le rapport utilité/coût
- Rédiger e cahier des charges fonctionnels en prenant en compte les risques
Niveau requis
Connaître les principes généraux des marchés publics et le processus achat
Public concerné
Acheteurs, prescripteurs et toute personne participant à la rédaction de cahiers des charges ou désirant connaître les principes de l'analyse fonctionnelle, de l'analyse de la valeur et les conditions pratiques de leur mise en œuvre.
Programme
Expression optimisée du besoin
Appréhender l'expression du besoin
- L'importance de définir précisément les besoins
- Les 4 dimensions essentielles : qualité, quantité, délai, risques
- Différencier la définition technique du besoin et la définition fonctionnelle
Exercice : Description d'un objet en expression technique et en expression fonctionnelle
Identifier les outils et méthodes pour définir les besoins
- Utilisation de la fiche d'expression du besoin
- Recensement et organisation des besoins internes
- La matrice ACDE revisitée
- Le tableau fonctionnel et la checklist de questions de l'expression du besoin
Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : s'entraîner au questionnement via un jeu, puis utiliser la matrice ACDE pour définir le périmètre du besoin
Recourir à l'analyse fonctionnelle du besoin
- Principes de base et méthodologie
- Identification et priorisation des fonctions et contraintes
- Améliorer la satisfaction du client interne et initier une démarche d'ouverture
- Raisonner fonctionnellement sur les caractéristiques spécifiques du service à livrer (besoin ponctuel ou récurrent, recevabilité éléments différenciants)
- Le cahier des charges : un mixte “classique” et fonctionnel
Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : mise en application sur la recherche des fonctions et contraintes
Maîtriser les coûts et optimiser le rapport utilité/coût
Comprendre l'analyse de la valeur
- Introduction aux notions fondamentales
- définition et importance de l'analyse de la valeur dans les achats publics
- compréhension des coûts des fonctions techniques : lien entre les fonctions d'un produit ou service et leurs coûts associés
- Analyse des coûts fonctionnels
- méthodes pour évaluer le coût des différentes fonctions
Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : estimation des coûts fonctionnels sur des exemples concrets
Intégrer les leviers d'optimisation du rapport utilité/coût
- Identification et anticipation des coûts
- techniques pour anticiper et évaluer les coûts susceptibles de générer un dysfonctionnement
- importance de la prévision et de la planification dans la réduction des risques
- Détection et optimisation des coûts inutiles
- méthodes pour identifier les fonctions non nécessaires ou surdimensionnées
- stratégies d'élimination ou de réduction des coûts superflus
Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : mise en application des leviers d'optimisation.
Ingénierie du dossier d'achats
- Exploration des variantes
- Prestations supplémentaires éventuelles (PSE) comme levier décisionnel
- Étude des stratégies d'achat permettant de maximiser le rapport utilité/coût
Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : réflexion sur les éléments de stratégie achat et ingénierie du dossier permettant de dégager de la performance sur le rapport utilité/coût
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des exercices pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
Accessibilité de la formation
Le groupe M2I s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Accueil Handicap
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2I sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 12 jours ouvrés.
