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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

  • Utiliser les fonctionnalités collaboratives de sites SharePoint (Online) sur Office 365 : bibliothèques de documents et listes
  • Retrouver rapidement des documents avec les outils de recherche
  • Distinguer les interactions entre SharePoint et Office.

Niveau requis

Avoir une bonne connaissance de Windows et d'Office.

Public concerné

Tout utilisateur souhaitant utiliser un Intranet ou des solutions métiers développées avec les technologies SharePoint.

Programme

1ère demi-journée

Introduction à SharePoint

  • Qu'est-ce que SharePoint ?
  • Structure : collection de site, sites et pages
  • Le champ d'action en tant qu'utilisateur et contributeur
  • Différence entre l'expérience "classique" et la nouvelle expérience "moderne"
  • Menu d'accès rapide, rubans et barre de navigation
  • Présentation des applications et du "contenu du site"
  • Présentation des listes et bibliothèques

Les bibliothèques de documents

  • Créer un favori dans l'explorateur vers la bibliothèque
  • Utilisation des rubans et du menu du document
  • Ouvrir un document dans une application Office Online
  • Coédition dans une application Office Online
  • Ouvrir un document dans une application Office On-Premise
  • Charger un document dans une bibliothèque
  • Créer un document avec une application Office Online
  • Envoi d'un lien d'un document par mail
  • Trier et filtrer
  • Organisation par dossiers et/ou par métadonnées (propriétés)
  • Renseigner les métadonnées / propriétés
  • Notions sur l'extraction et l'archivage d'un fichier
  • Gestion des versions principales d'un même document
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Naviguer vers un site SharePoint
  • Ouvrir un fichier stocké dans une bibliothèque
  • Initier une coédition avec les autres participants

2ème demi-journée

Les bibliothèques de documents - Suite

  • Créer des affichages personnels
  • Le mode "modification rapide"
  • Créer des alertes sur un document, sur la bibliothèque
  • Supprimer / récupérer un document (corbeille)

Synchroniser des fichiers SharePoint avec le client de synchronisation OneDrive

  • Configurer la synchronisation
  • Modifier les paramètres de synchronisation
  • Télécharger à l'aide de l'explorateur de fichiers

Les listes

  • Ouvrir une liste
  • Le menu de l'élément
  • Utiliser le mode "modification rapide"
  • Visualiser le contenu d'une liste dans Excel

Recherche

  • Utiliser la recherche intégrée à SharePoint
  • Affinage de la recherche (filtres)
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Créer des affichages personnels dans les bibliothèques et les listes
  • Synchroniser une bibliothèque SharePoint sur son ordinateur
  • Ouvrir une liste et saisir des éléments
  • Rechercher des fichiers sur un site

Certification (en option)

  • Prévoir l'achat de la certification en supplément
  • L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
  • Il s'agit d'un QCM dont la durée moyenne est d'1h30 et dont le score obtenu attestera d'un niveau de compétence

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des études de cas ou des travaux pratiques
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

Compétences attestées par la certification

  • Gérer les différents composants collaboratifs (Bibliothèques et Listes)
  • Naviguer de manière intuitive au sein d'un site SharePoint existant
  • Alimenter un site SharePoint
  • Mettre en oeuvre la coédition sur des documents
  • Effectuer un suivi des informations dans une bibliothèque de documents
  • Aboutir à une GED (Gestion Electronique de Documents) performante et en toute sécurité
  • Créer des containers (Liste et Bibliothèques) et savoir les paramétrer
  • Enrichir le contenu, regrouper, classer et effectuer le suivi d'informations
  • Concevoir un ensemble de Pages Web
  • Ajouter des fonctionnalités aux pages d'un site SharePoint
  • Appliquer le bon modèle de site pour créer des espaces collaboratifs adaptés
  • Accorder l'apparence du site SharePoint, modifier les styles et ajouter les informations identitaires
  • Etablir des règles de navigation optimales
  • Définir les autorisations.

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