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Objectifs pédagogiques / Compétences visées
- Créer des sites et sous-sites sur SharePoint / Office 365
- Créer, personnaliser et sécuriser des listes et bibliothèques de documents
- Gérer les alertes
- Créer des pages Web
- Mettre en place et configurer des WebParts pour personnaliser les pages
- Sécuriser les accès aux sites.
Niveau requis
Avoir une bonne connaissance d'Internet Explorer, de la suite Office et avoir suivi le stage SHAOL-UT "SharePoint Office 365 - Utilisateur et contributeur" ou avoir les connaissances équivalentes.
Public concerné
Futurs concepteurs, gestionnaires de sites SharePoint sur un Intranet d'entreprise.
Programme
1ère demi-journée
L'animateur / le gestionnaire d'un site SharePoint
- Son rôle
- Les limites de son action
- Les différents niveaux d'administration
- Les différentes interfaces d'administration
Gestion des sites
- L'architecture des sites
- Collection de sites
- Les outils d'administration de sites, de collections
- Méthodologie de création de sites
- Les différents modèles de sites
- Créer des sites et sous-sites
- Modifier les paramètres d'un site
- Modifier les liaisons
- Navigation gérée ou héritée
- Paramétrer la navigation
- Tendance de popularité
Créer une bibliothèque de documents
- L'outil "Contenu du site"
- Les différents modèles de bibliothèques
- Créer un dossier et inviter des personnes
- Prise en charge des caractères spéciaux dans le nom des fichiers
- Créer une bibliothèque de documents
- L'outil "Paramètre de la bibliothèque"
- Modifier le titre
- Ajouter la bibliothèque dans les menus de navigation
- Envoyer l'URL de la bibliothèque par mail
- Créer un modèle de bibliothèque
- Utiliser la bibliothèque "Pièces jointes (Site Assets)"
- Supprimer une bibliothèque
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Création d'un sous-site dans une collection existante
- Création et gestion d'une nouvelle bibliothèque de documents
2ème demi-journée
Créer et gérer les métadonnées (propriétés)
- Créer des métadonnées (colonnes) de type :
- Texte
- Numérique
- Recherche
- Date
- Choix
- Personne
- Rendre une métadonnée (propriétés) obligatoire
- Créer des affichages publics de filtres, de tris et de regroupements
- Créer des affichages pour masquer les dossiers
- Modifier l'ordre d'affichage et de saisie des métadonnées
Paramétrer une bibliothèque
- Contraindre l'extraction
- Mettre en oeuvre l'approbation
- Implémenter la gestion des versions principales et secondaires
- Masquer la commande "Nouveau dossier"
- Empêcher le mode "Modification rapide"
- Choisir le mode d'ouverture d'un document
Créer et paramétrer une liste
- Créer une liste personnalisée
- Créer une liste à partir d'une application existante
- Créer un modèle de liste
- Gérer les versions et l'approbation
- Créer et paramétrer des affichages
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Ajout de colonnes à la bibliothèque de documents
- Création d'affichages personnalisés
- Création d'une liste personnalisée
3ème demi-journée
Les pages modernes
- Créer et modifier des pages modernes
- Utiliser des composants WebPart sur des pages modernes
- Ajouter, déplacer ou supprimer un composant WebPart
- Disposer et mettre en forme un composant WebPart moderne
- Composants WebPart disponibles :
- Cartes Bing
- Bibliothèque de documents
- Minuteur de compte à rebours
- Séparatrice
- Liste
- Evénements
- Visionneuse de fichiers
- Calendrier de groupe
- Galerie d'images
- Planificateur
- Microsoft Forms
- Aider les autres utilisateurs à trouver votre page
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Création de pages modernes
- Ajout de WebParts
4ème demi-journée
Gestion de la sécurité
- L'importance de la sécurité d'accès
- Gérer la sécurité avec le bouton "Partager"
- Groupes natifs dans SharePoint
- Les utilisateurs
- Ajout
- Suppression
- Groupes d'utilisateurs
- Notions sur les "Niveaux d'autorisations"
- Création d'un groupe SharePoint
- Utilisation d'un groupe Active Directory
- Sécurité héritée ou gérée
- Mise en place de la sécurité
- Sur un site
- Sur une application
- Sur un document
- Maintenir la sécurité avec une matrice de sécurité sous Excel
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Etude d'un exemple de matrice de sécurité
- Casser l'héritage des droits sur le sous-site
- Ajouter des utilisateurs dans les groupes
Certification (en option)
- Prévoir l'achat de la certification en supplément
- L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
- Il s'agit d'un QCM dont la durée moyenne est d'1h30 et dont le score obtenu attestera d'un niveau de compétence
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des études de cas ou des travaux pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)
Compétences attestées par la certification
- Gérer les différents composants collaboratifs (Bibliothèques et Listes)
- Naviguer de manière intuitive au sein d'un site SharePoint existant
- Alimenter un site SharePoint
- Mettre en oeuvre la coédition sur des documents
- Effectuer un suivi des informations dans une bibliothèque de documents
- Aboutir à une GED (Gestion Electronique de Documents) performante et en toute sécurité
- Créer des containers (Liste et Bibliothèques) et savoir les paramétrer
- Enrichir le contenu, regrouper, classer et effectuer le suivi d'informations
- Concevoir un ensemble de Pages Web
- Ajouter des fonctionnalités aux pages d'un site SharePoint
- Appliquer le bon modèle de site pour créer des espaces collaboratifs adaptés
- Accorder l'apparence du site SharePoint, modifier les styles et ajouter les informations identitaires
- Etablir des règles de navigation optimales
- Définir les autorisations.
