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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

  • Créer des sites et sous-sites sur SharePoint / Office 365
  • Créer, personnaliser et sécuriser des listes et bibliothèques de documents
  • Gérer les alertes
  • Créer des pages Web
  • Mettre en place et configurer des WebParts pour personnaliser les pages
  • Sécuriser les accès aux sites.

Niveau requis

Avoir une bonne connaissance d'Internet Explorer, de la suite Office et avoir suivi le stage SHAOL-UT "SharePoint Office 365 - Utilisateur et contributeur" ou avoir les connaissances équivalentes.

Public concerné

Futurs concepteurs, gestionnaires de sites SharePoint sur un Intranet d'entreprise.

Programme

1ère demi-journée

L'animateur / le gestionnaire d'un site SharePoint

  • Son rôle
  • Les limites de son action
  • Les différents niveaux d'administration
  • Les différentes interfaces d'administration

Gestion des sites

  • L'architecture des sites
  • Collection de sites
  • Les outils d'administration de sites, de collections
  • Méthodologie de création de sites
  • Les différents modèles de sites
  • Créer des sites et sous-sites
  • Modifier les paramètres d'un site
  • Modifier les liaisons
  • Navigation gérée ou héritée
  • Paramétrer la navigation
  • Tendance de popularité

Créer une bibliothèque de documents

  • L'outil "Contenu du site"
  • Les différents modèles de bibliothèques
  • Créer un dossier et inviter des personnes
  • Prise en charge des caractères spéciaux dans le nom des fichiers
  • Créer une bibliothèque de documents
  • L'outil "Paramètre de la bibliothèque"
  • Modifier le titre
  • Ajouter la bibliothèque dans les menus de navigation
  • Envoyer l'URL de la bibliothèque par mail
  • Créer un modèle de bibliothèque
  • Utiliser la bibliothèque "Pièces jointes (Site Assets)"
  • Supprimer une bibliothèque
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Création d'un sous-site dans une collection existante
  • Création et gestion d'une nouvelle bibliothèque de documents

2ème demi-journée

Créer et gérer les métadonnées (propriétés)

  • Créer des métadonnées (colonnes) de type :
    • Texte
    • Numérique
    • Recherche
    • Date
    • Choix
    • Personne
  • Rendre une métadonnée (propriétés) obligatoire
  • Créer des affichages publics de filtres, de tris et de regroupements
  • Créer des affichages pour masquer les dossiers
  • Modifier l'ordre d'affichage et de saisie des métadonnées

Paramétrer une bibliothèque

  • Contraindre l'extraction
  • Mettre en oeuvre l'approbation
  • Implémenter la gestion des versions principales et secondaires
  • Masquer la commande "Nouveau dossier"
  • Empêcher le mode "Modification rapide"
  • Choisir le mode d'ouverture d'un document

Créer et paramétrer une liste

  • Créer une liste personnalisée
  • Créer une liste à partir d'une application existante
  • Créer un modèle de liste
  • Gérer les versions et l'approbation
  • Créer et paramétrer des affichages
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Ajout de colonnes à la bibliothèque de documents
  • Création d'affichages personnalisés
  • Création d'une liste personnalisée

3ème demi-journée

Les pages modernes

  • Créer et modifier des pages modernes
  • Utiliser des composants WebPart sur des pages modernes
  • Ajouter, déplacer ou supprimer un composant WebPart
  • Disposer et mettre en forme un composant WebPart moderne
  • Composants WebPart disponibles :
    • Cartes Bing
    • Bibliothèque de documents
    • Minuteur de compte à rebours
    • Séparatrice
    • Liste
    • Evénements
    • Visionneuse de fichiers
    • Calendrier de groupe
    • Galerie d'images
    • Planificateur
    • Microsoft Forms
  • Aider les autres utilisateurs à trouver votre page
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Création de pages modernes
  • Ajout de WebParts

4ème demi-journée

Gestion de la sécurité

  • L'importance de la sécurité d'accès
  • Gérer la sécurité avec le bouton "Partager"
  • Groupes natifs dans SharePoint
  • Les utilisateurs
    • Ajout
    • Suppression
    • Groupes d'utilisateurs
  • Notions sur les "Niveaux d'autorisations"
  • Création d'un groupe SharePoint
  • Utilisation d'un groupe Active Directory
  • Sécurité héritée ou gérée
  • Mise en place de la sécurité
    • Sur un site
    • Sur une application
    • Sur un document
  • Maintenir la sécurité avec une matrice de sécurité sous Excel
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
  • Etude d'un exemple de matrice de sécurité
  • Casser l'héritage des droits sur le sous-site
  • Ajouter des utilisateurs dans les groupes

Certification (en option)

  • Prévoir l'achat de la certification en supplément
  • L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
  • Il s'agit d'un QCM dont la durée moyenne est d'1h30 et dont le score obtenu attestera d'un niveau de compétence

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des études de cas ou des travaux pratiques
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

Compétences attestées par la certification

  • Gérer les différents composants collaboratifs (Bibliothèques et Listes)
  • Naviguer de manière intuitive au sein d'un site SharePoint existant
  • Alimenter un site SharePoint
  • Mettre en oeuvre la coédition sur des documents
  • Effectuer un suivi des informations dans une bibliothèque de documents
  • Aboutir à une GED (Gestion Electronique de Documents) performante et en toute sécurité
  • Créer des containers (Liste et Bibliothèques) et savoir les paramétrer
  • Enrichir le contenu, regrouper, classer et effectuer le suivi d'informations
  • Concevoir un ensemble de Pages Web
  • Ajouter des fonctionnalités aux pages d'un site SharePoint
  • Appliquer le bon modèle de site pour créer des espaces collaboratifs adaptés
  • Accorder l'apparence du site SharePoint, modifier les styles et ajouter les informations identitaires
  • Etablir des règles de navigation optimales
  • Définir les autorisations.

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