Objectifs de formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Planifier des entretiens et des réunions à distance en utilisant une méthodologie claire et structurée
- Evaluer les avantages et les inconvénients des entretiens et des réunions à distance
- Préparer des ordres du jour et des objectifs précis pour les entretiens et les réunions à distance
- Identifier les décisions à prendre et les actions à mettre en oeuvre lors des entretiens et des réunions à distance
- Analyser les profils et le nombre de participants appropriés pour chaque type d'entretien ou de réunion à distance
- Utiliser les équipements et les outils nécessaires pour mener une réunion ou un entretien à distance
- Animer des entretiens et des réunions à distance de manière structurée et participative
- Gérer les discussions et les situations délicates lors des entretiens et des réunions à distance
- Appliquer les principes de communication appropriés pour favoriser les échanges lors des entretiens et des réunions à distance
- Elaborer des plans de progrès individuels pour améliorer la qualité des entretiens et des réunions à distance.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Prérequis
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Public concerné
Toute personne amenée à organiser des entretiens et des réunions à distance.
Programme
1) Avant la formation
- Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès
2) Pendant la formation
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation du cadre de la formation
- Contextualisation des objectifs et des enjeux
- Emergence des représentations des participants
- Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin
Préparer ses entretiens à distance
- Quels sont les avantages d'un entretien à distance ?
- Quels sont les points-clés de la préparation des entretiens et des réunions à distance ?
- L'ordre du jour
- Les objectifs
- Pourquoi et comment s'y prendre ?
- Les décisions et les actions à mettre en oeuvre ?
- S'informer sur les interlocuteurs pour mieux comprendre et préparer ses réponses
- Choisir le profil et le nombre de participants
- Communiquer une invitation claire au regard des typologies d'entretien ou réunion à mener, annonce de décision, résolution de problème
- Définir les équipements nécessaires à la réunion
Savoir animer une réunion motivante à distance
- Le rôle d'animateur, se connaître en terme de forces et de faiblesses permet de mieux s'adapter
- Piloter le travail du groupe
- Modalités
- Règles
- Outils de partage de l'information
- Rendre l'animation vivante, structurée et participative
- Contrôler les discussions, écouter, reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son environnement
- Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
- Savoir utiliser l'adversité pour faire passer ses messages et ses décisions sans détour avec calme et sérénité
- Comment favoriser les échanges avec le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) ?
- Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation
Piloter une réunion à distance
- Les caractéristiques d'une réunion à distance réussie
- Identifier : l'avant, le déroulé et l'après
- Soigner les premiers instants pour créer le climat de confiance
- Faire participer tous les présents pour assurer la dynamique de groupe
- Valoriser le temps et l'écoute mutuelle des participants
- Rédiger le compte rendu simple et en temps réel
Gérer les situations délicates lors de l'animation
- Mettre en congruence timbre de voix, contenu et attitudes
- Quelques principes pour réagir face aux frustrations, résistances et autres freins
- Utiliser l'outil DESC pour éviter les situations délicates ou sortir de celles-ci
Préparer son plan de progrès
- Reprendre l'auto diagnostic d'assertivité : chaque stagiaire définit un point de progrès
- Réflexion collective
- Echanges sur les différents plans de progrès
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Autodiagnostic
- Mises en situation basées sur des cas concrets proposées par les stagiaires
- Exercices d'entraînement
- Ateliers collectif :
- Des enjeux et défis de la prise de parole à distance
- Mind Mapping des canaux de communication à distance
- Préparation de son atelier à distance
- Prise de parole à distance et feedforward (débrief pensée positive)
- Brainstorming en sous-groupe
- Jeux de rôles
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
- Bilan oral et évaluation à chaud
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
Accessibilité de la formation
Le groupe M2i s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Les détails de l'accueil des personnes en situation de handicap sont consultables sur la page Accueil et Handicap.
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2i sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 11 jours ouvrés.
