Formation Communication orale Réussir des entretiens et réunions à distance

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Objectifs pédagogiques / Compétences visées

• Maîtriser vos réunions à distance
• Organiser la technique
• Adapter vos comportements à la situation lors de vos animations et vos communications
• Vous légitimer dans votre rôle d'animateur
• Gérer les tensions et les frustrations possibles.

Niveau requis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Public concerné

Toute personne amenée à organiser des entretiens et des réunions à distance.

Programme

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation de la formation

Préparer ses entretiens à distance

• Quels sont les avantages d'un entretien à distance ?
• Quels sont les points-clés de la préparation des entretiens et des réunions à distance ?
• L'ordre du jour
• Les objectifs
• Pourquoi et comment s'y prendre ?
• Les décisions et les actions à mettre en oeuvre ?
• S'informer sur les interlocuteurs pour mieux comprendre et préparer ses réponses
• Choisir le profil et le nombre de participants
• Communiquer une invitation claire au regard des typologies d'entretien ou réunion à mener, annonce de décision, résolution de problème
• Définir les équipements nécessaires à la réunion

Savoir animer une réunion motivante à distance

• Le rôle d'animateur, se connaître en terme de forces et de faiblesses permet de mieux s'adapter
• Piloter le travail du groupe
• Modalités
• Règles
• Outils de partage de l'information
• Rendre l'animation vivante, structurée et participative
• Contrôler les discussions, écouter, reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son environnement
• Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
• Savoir utiliser l'adversité pour faire passer ses messages et ses décisions sans détour avec calme et sérénité
• Comment favoriser les échanges avec le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) ?
• Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation

Piloter une réunion à distance

• Les caractéristiques d'une réunion à distance réussie
• Identifier : l'avant, le déroulé et l'après
• Soigner les premiers instants pour créer le climat de confiance
• Faire participer tous les présents pour assurer la dynamique de groupe
• Valoriser le temps et l'écoute mutuelle des participants
• Rédiger le compte-rendu simple et en temps réel

Gérer les situations délicates lors de l'animation

• Mettre en congruence timbre de voix, contenu et attitudes
• Quelques principes pour réagir face aux frustrations, résistances et autres freins
• Utiliser l'outil DESC pour éviter les situations délicates ou sortir de celles-ci

Préparer son plan de progrès

• Reprendre l'auto diagnostic d'assertivité : chaque stagiaire définit un point de progrès
• Réflexion collective
• Echanges sur les différents plans de progrès

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Ateliers :
• Des enjeux et défis de la prise de parole à distance
• Mind Mapping des canaux de communication à distance
• Préparation de son atelier à distance
• Prise de parole à distance et feedforward (débrief pensée positive)

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Bilan oral et évaluation à chaud

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation ou une certification (M2i ou éditeur)

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