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Vidéo de présentation

Cette formation peut être financée grâce au CPF (Compte Personnel de Formation). Le Compte Personnel de Formation permet d'acquérir des droits à la formation professionnelle, comptabilisés en euros, que chacun peut utiliser avec ou sans l'accord de son employeur tout au long de sa vie active (y compris en période de chômage) pour suivre une formation qualifiante ou certifiante. 

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La plupart des managers passent plus de la moitié de leur vie professionnelle en réunion. L'efficacité d'une réunion dépend en grande partie de son animateur. Quelles sont les clés pour éviter de perdre du temps en réunion et faire de cet évènement un rendez-vous à valeur ajoutée ? Ce parcours de formation vous apportera les clés essentielles, pour préparer et conduire des réunions efficaces.

Objectifs pédagogiques / Compétences visées

  • Préparer et structurer votre réunion pour faire émerger une dynamique productive : le succès d'une bonne réunion
  • Renforcer l'efficacité et la continuité de vos réunions : préparation
  • Concevoir les outils de vos réunions
  • Conduire vos réunions en adoptant la posture d'animateur : utiliser la communication et l'écoute comme outil d'un bon échange avec vos collaborateurs
  • Expérimenter de nouvelles méthodes d'animation : s'initier aux nouvelles méthodes d'animation.

Niveau requis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Public concerné

Toute personne amenée dans ses fonctions à animer des réunions de travail d'informations, d'échanges de décisions ou de résolution de problèmes.

Programme

1) Avant la formation

  • Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

  • Présentation de chacun
  • Attentes et objectifs visés de chaque participant
  • Présentation de la formation

Optimiser les conditions de réussite d'une réunion

  • Situer l'outil "réunion" parmi les autres outils de communication
  • Identifier les différentes fonctions d'une réunion
  • Réunions 3.0
    • Différents modes de conduite des réunions
    • Différents formats de réunion
  • Fixer les objectifs et les indicateurs de réussite
  • Choisir de façon pertinente le format, le mode d'animation et les participants
  • Concevoir un projet de réunion
    • Ordre du jour
    • Travail préparatoire des participants
    • Méthode d'animation
    • Outils...

Structurer sa réunion

  • Appropriation d'un outil original de structuration
  • Elaborer un scénario et un fil rouge, un déroulement temporel
  • Ouvrir sur un brise-glace adapté et original
  • Réaliser un tour de table productif : 8 techniques alternatives
  • Elaborer une grille d'évaluation avec des objectifs et des indicateurs clairs
  • Choisir les outils d'animation adaptés en fonction du scénario
  • Gérer les incidents les plus souvent rencontrés
  • Lead, lâcher-prise, silence et rappel des règles

Se positionner en tant qu'animateur de la réunion

  • Les 3 rôles et les qualités de l'animateur
  • Se sentir légitime en tant qu'animateur
  • Optimiser son animation en fonction de sa personnalité et de son public
  • Fixer des règles de communication
  • Développer ses capacités de communication avec un groupe
  • L'assertivité, la communication non violente pour gérer les situations difficiles
  • Assurer des temps de prise de parole équitables
  • Gérer le temps
  • Identifier les différents rôles dans le groupe
  • Faire découvrir les compétences de chacun
  • Développer l'intelligence collective
  • Faire produire un groupe et développer la créativité
  • Transformer les idées en action

Préparer l'après-réunion

  • Relire sa prise de notes, structurer et rédiger le compte rendu
  • Mesurer ses résultats et évaluer l'efficacité
  • Identifier les points non abordés dans l'ordre du jour, à reporter
  • Faire le point sur les présents utiles pour cette réunion et ceux nécessaires pour la prochaine
  • Débriefer de sa propre intervention pour s'améliorer en continu
  • Prendre des notes quel que soit le type de réunion
  • Structurer et rédiger le compte rendu
  • Construire un plan d'action

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Jeux de rôles filmés de divers types de réunions
  • Exercice pratique de rédaction d'un compte-rendu à partir d'une simulation de réunion
  • Identifier les questions à se poser pour se préparer
  • Rédaction d'objectifs et étude de cas
  • Mise en situation : gestion d'un débat avec jeu des différents rôles animateur / modérateur / régulateur (thématique amenée par les stagiaires ou le formateur)
  • Travail par groupe
    • Sur la gestion des émotions en réunion
    • Empathie et auto-empathie dans des situations avec des personnalités difficiles
    • Mise en situation (jeux de rôles) avec travail sur la posture et la communication

Certification (en option)

  • Inscription au minimum 7 jours avant le début de session
  • L'examen en ligne est composé de questions et d'une étude de cas
  • Il est passé le dernier jour de la formation et dure 30 minutes
  • En cas d'échec (résultat inférieur à 80%), vous pouvez le repasser gratuitement une 2ème fois (dans les 15 jours)

Synthèse de la session

  • Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
  • Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
  • Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
  • Bilan oral et évaluation à chaud

3) Consolider et approfondir

Learning Boost (en option - 520 € / pers)

  • E-Boost (module e-learning, en aval de votre séance en présentiel) : Préparer et conduire une réunion ou un groupe de travail (3h)
    • Découvrir d'autres méthodes pour préparer une réunion
    • Concevoir des supports de présentation percutants
    • Amener ses collaborateurs à participer
    • Conclure une réunion
    • Pour aller plus loin
  • Coaching (2 séances d'1 heure) :
    • Séance individuelle en distanciel (par téléphone ou en visio)
    • Mise en oeuvre d'un plan d'action personnalisé (PAP) pour appliquer les nouvelles connaissances

Classe virtuelle (en option - 490 € / pers)

  • Partage de retours d'expériences
  • Questions / réponses avec votre formateur

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
  • Et, en fin de formation, par un quiz d'évaluation des compétences ou par une certification

Compétences attestées par la certification

Préparer une réunion participative pour optimiser son temps et gagner en efficacité et en pertinence lors de la conduite de réunion

  • Définir un / des objectif(s) de réunion en fonction de son objet et son enjeu afin d'en déterminer les modalités d'animation adéquates
  • Organiser sa réunion de manière à élaborer sa feuille de route, éviter l'improvisation et favoriser l'atteinte du / des objectifs de réunion fixé(s)

Conduire une réunion participative pour favoriser l'adhésion et la compréhension de tous et atteindre son / ses objectif(s)

  • Appliquer les techniques de communication verbale, non verbale et para-verbale pour assurer une communication efficace et renforcer la portée du message
  • Pratiquer l'écoute active et traiter avec bienveillance et respect les questions et remarques de son/ses interlocuteur(s) pour encourager les interventions constructives
  • Communiquer de manière assertive pour affirmer sa confiance en soi sans heurter son / ses interlocuteur(s)
  • Identifier les typologies de situations difficiles pour les anticiper et les gérer avec efficacité et diplomatie
  • Analyser le groupe de participants dans une réunion participative pour ajuster et personnaliser son animation de réunion en fonction des motivations individuelles et collectives
  • Définir des indicateurs de résultats pour mesurer l'atteinte de son / ses objectif(s) de réunion, et recadrer si nécessaire pour réaliser son / ses objectif(s)

Clôturer une réunion participative pour acter les décisions prises et en dégager les éléments essentiels

  • Conclure la réunion participative pour en faire le résumé et traduire au mieux la pensée des participants durant la réunion
  • Faire un suivi de la réunion participative pour fournir un outil de travail collaboratif et informer les absents.

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