Formation Métiers de l'assistanat Office Manager / Assistant(e) de Direction (AD) - Cursus certifiant

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Objectifs pédagogiques

• Démontrer votre polyvalence, votre rigueur et votre organisation (ce métier peut s'exercer dans tous les secteurs d'activités)
• Assister un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur...) à l'accomplissement de ses tâches au quotidien
• Entreprendre une relation très spécifique avec le cadre dirigeant pour lequel vous travaillez, (vous serez à la fois le bras droit, l'assistant et la personne de confiance auquel des missions importantes et variées vous seront confiées)
• Optimiser la gestion d'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...)
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Trouver l'information, la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement (la fonction requiert de solides qualités relationnelles, organisation, méthode, bonne présentation, esprit d'initiative et autonomie vous seront demandés)
• Passer le Titre professionnel "Assistant de Direction".

Compétences attestées par la certification

Le Titre professionnel d'Assistant de Direction de niveau 5 se compose de trois activités types (blocs) ; chaque activité type comporte les compétences nécessaires à sa réalisation.

A cette activité type correspond un Certificat de Compétences Professionnelles (CCP).

Bloc 1 - Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions (CCP1)

• Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
• Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
• Optimiser les processus administratifs

Bloc 2 - Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information (CCP2)

• Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l'information
• Communiquer par écrit, en français et en anglais
• Assurer l'interface orale entre les dirigeants et leurs interlocuteurs, en français et en anglais
• Organiser la conservation et la traçabilité de l'information

Bloc 3 - Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques (CCP3)

• Participer à la coordination et au suivi d'un projet
• Organiser un évènement
• Mettre en oeuvre une action de communication
• Contribuer à la gestion des ressources humaines

Lien pour visualiser la fiche RNCP : https://www.francecompetences.fr/recherche/rncp/34143/ où vous pourrez également retrouver les références aux textes règlementaires du système de certification du Ministère du Travail.

Modalités et moyens pédagogiques

Formation en présentiel (Lyon) ou en présentiel à distance

• 35 heures/semaine, du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00
• Formation synchrone avec une équipe pédagogique dédiée tout au long du parcours (que cela soit en présentiel ou en présentiel à distance)
• Modalités : théorie, pratique, travaux de groupes, individuels, réalisation de projets
• La formation est composée d'une période théorique de 560 heures puis d'une période pratique en entreprise de 231 heures (durées moyennes données à titre indicatif)
• Compte-tenu de l'évolution du référentiel, des compétences métier, des logiciels, les éléments du programme ne sauraient être contractuels.

Prérequis techniques fortement conseillés pour suivre cette formation en présentiel à distance

• Connexion Internet "haut débit", 15 mégabits par seconde minimum
• Fibre non obligatoire
• Relier sa box à son ordinateur via un câble réseau
• Résider en France Métropolitaine
• Etre muni d'un casque audio / micro
• PC / MAC i3, SSD, 8 Go de RAM
• Configuration nécessaire pour travailler sur les outils de distanciel comme Microsoft Teams et des logiciels spécifiques métiers.

Pédagogie

• Apprentissage métier proactif basé sur le "faire", avec l'accompagnement des formateurs tout au long du parcours
• En présentiel ou en présentiel à distance : accès individuel aux ressources de formation et progression personnalisée si besoin
• Outils de suivi collectif et individuels (espaces d'échanges et de partage en ligne, salles virtuelles si en présentiel à distance, supports de cours, TP, exercices).

En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatique...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.

Niveau requis

Avoir connaissance de la Suite Office, et une bonne communication écrite et orale. Le niveau Bac est conseillé. L'entrée en formation est soumise à un entretien avec un conseiller formation visant à démontrer la cohérence du projet professionnel en adéquation avec la formation visée, un positionnement via une plateforme de test et une validation du financement du parcours (délai d'accès variable selon le calendrier de la formation et le dispositif de financement mobilisé, entre 15 jours et 5 mois).

Public concerné

Toute personne en reconversion professionnelle ou souhaitant monter en compétences avec des notions d'anglais.

Programme

Contenu de la formation

Connaître les ressources et les enjeux de l'entreprise

• Définitions et typologies d'entreprises
• Vision micro et macroéconomique de l'entreprise
• Les rôles de l'assistant de direction
• La fiche de poste
• La position hiérarchique
• L'organigramme
• La marque employeur
• Les enjeux de l'environnement et du développement
• La RSE

Maîtriser les composants de la communication interpersonnelle

• La posture adaptée
• L'écoute active et la communication non verbale
• Le questionnement et la synthèse
• La reformulation
• La dimension humaine comme clé de réussite
• Les qualités prérequises
• La dimension sociale, morale et la confidentialité
• La protection des données

Gérer les supports de la communication

• Les différents styles de communication (français / anglais)
• Les outils bureautiques et les modes de transmissions adaptés
• La rédaction et la synthèse selon les usages professionnels
• Prendre des notes et les exploiter
• Utiliser les espaces et outils collaboratifs
• Communiquer au travers des médias sociaux
• Veiller à l'éco-citoyenneté

Concevoir les outils de pilotage adaptés

• La base de connaissances en gestion
• Bases de données : qualifier un fichier, saisir les informations
• Organiser et sélectionner les données pertinentes en fonction des objectifs
• La gestion des priorités et des délais
• Les méthodes Parkinson, Gantt, PERF, RACI et SMART
• Les graphiques
• Apprendre à synthétiser
• Contrôler ses résultats

Collecter, synthétiser et diffuser l'information dans l'organisation

• La vérification des sources d'information
• La lecture rapide et efficace
• L'analyse d'une demande
• Synthétiser l'information et la restituer
• Concevoir et utiliser des questionnaires
• Appliquer les procédures et usages de l'entreprise en matière d'utilisation Web

Accueillir et accompagner un nouveau collaborateur dans l'organisation

• L'entretien d'embauche
• Concevoir un kit d'intégration
• L'intégration d'un nouveau salarié et sa fiche de poste
• La législation en matière de RH et de Code du Travail
• L'adaptation des postes aux personnes en situation de handicap
• L'utilisation des logiciels bureautiques adaptés
• La planification des congés
• Le plan de développement de compétences

Contribuer à l'amélioration des processus administratifs

• Le logigramme
• La démarche qualité et les organismes affiliés
• Les méthodes d'analyse, de diagnostic et de résolution de problèmes
• Les procédures, le mode opératoire, la fiche d'instruction et la charte
• Le classement
• L'évolution des technologies numériques
• Les règles de la sécurité numérique et de la protection des données
• La GED et la SAE

Organiser et coordonner les activités quotidiennes du dirigeant et son équipe

• La feuille de route
• L'agenda
• La planification et l'organisation des réunions, déplacements et activités
• La gestion des priorités
• Le compte rendu
• Les notes de frais
• L'achat de fournitures
• L'optimisation des coûts, la gestion des budgets

Participer à la coordination et au suivi d'un projet

• La méthode Gantt
• Le rétro planning
• La gestion du temps
• La gestion de projets
• Les techniques de communication écrites et orales
• Les règles de confidentialité
• L'ordonnance des actions et des tâches

Les actions de communication

• La préAO et PAO
• Les techniques de communication écrites et orales
• Les médias sociaux
• La charte graphique
• La communication numérique
• Les supports de communication
• Les enjeux de la communication
• L'action de communication

Organiser et gérer un évènement

• Les différents types d'évènements
• Les enjeux de la communication évènementielle
• Les outils d'organisation et de suivi
• Le travail en équipe
• La gestion des budgets
• Le contrôle des étapes
• Le questionnaire de satisfaction
• Le bilan qualitatif et quantitatif
• Le reporting

Identifier un problème et proposer des solutions

• La gestion de conflits
• La résolution d'incident
• La gestion du stress
• La reformulation
• La posture
• Le rôle de facilitateur
• Les imprévus
• La veille technique et technologique

Modalités d'obtention du Titre professionnel "Assistant de Direction"

1. Pour un candidat issu d'un parcours continu de formation

• Le candidat sera évalué par un jury composé de professionnels sur la base des éléments suivants :
• Une mise en situation professionnelle écrite en français, reconstituée sous forme d'étude d'un cas d'entreprise, complétée par un entretien technique
• Les résultats des évaluations passées en cours de formation
• Un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d'annexes si prévues au RC
• Un entretien final avec le jury.

2. Pour un candidat à la VAE

• Le candidat devra constituer un dossier de demande de validation des acquis de son expérience professionnelle d'un an en rapport avec le titre visé.
• Il recevra, de l'unité départementale de la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS), une notification de recevabilité lui permettant de s'inscrire à une session titre.
• Lors de cette session, le candidat sera évalué par un jury de professionnels, sur la base des éléments suivants :
• Une mise en situation professionnelle ou une présentation d'un projet réalisé en amont de la session, complétée par un entretien technique
• Un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d'annexes si prévues au RC
• Un entretien final avec le jury.
• Pour ces deux catégories de candidats (paragraphe 1 et 2 ci-dessus), le jury, au vu des éléments spécifiques à chaque parcours, décidera ou non de l'attribution du titre. En cas de non-obtention du titre, le jury pourra attribuer un ou plusieurs Certificat(s) de Compétences Professionnelles (CCP) composant le titre. Le candidat pourra se présenter aux CCP manquants dans la limite de la durée de validité du titre.
• Afin d'attribuer le titre, un entretien final se déroulera en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification. En cas de révision du titre, l'arrêté de spécialité fixera les correspondances entre les CCP de l'ancien titre et ceux du titre révisé. Le candidat se présentera aux CCP manquants du nouveau titre.
• En cas de clôture du titre, le candidat ayant antérieurement obtenu des CCP disposera d'un an à compter de la date de la fin de validité du titre pour obtenir le titre initialement visé.

3. Pour un candidat issu d'un parcours discontinu de formation ou ayant réussi partiellement le titre (formation ou VAE)

• Le candidat issu d'un parcours composé de différentes périodes de formation ou ayant réussi partiellement le titre peut obtenir le titre par capitalisation des CCP constitutifs du titre.
• Pour l'obtention de chaque CCP, le candidat sera évalué par un jury composé de professionnels.
• L'évaluation sera réalisée sur la base des éléments suivants :
• Une mise en situation professionnelle ou une présentation d'un projet réalisé en amont de la session, complétée par un entretien technique
• Un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d'annexes si prévues au RC.
• Afin d'attribuer le titre, un entretien final se déroulera en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification.

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• Evaluation des acquis : tout au long du parcours, tests d'acquisition des savoirs et mesures des savoir-faire lors de situations de mise en application pratique (TP, exercices, projets), ECF.
• Fin de formation : attestation de fin de formation.
• Validation : Titre professionnel du Ministère chargé de l'Emploi (reconnu par l'Etat et inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles - RNCP). Possibilité de validation du titre complet avec remise d'un parchemin ou de validation partielle (CCP) avec remise d'un livret de certification. Ces deux documents sont délivrés par le représentant territorial compétent du Ministère du Travail.
• Modalités d'examen : modalités conformes au référentiel de certification du titre visé avec une mise en situation professionnelle, un entretien technique, un questionnaire professionnel et un entretien final (y compris le temps d'échange avec le livret ECF et le Dossier Professionnel).
• L'objectif de cet entretien est d'évaluer la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits.
• Présentation détaillée des modalités de certification lors de l'entretien de candidature et en cours de parcours de formation.
• L'examen final permettant de valider le Titre professionnel ou la Certification professionnelle se fera sur l'un de nos 4 sites (Paris, Lille, Lyon, Bordeaux) en présence physique du candidat et des jurys habilités.

Les + de la formation

Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Métiers accessibles après la formation* : secrétaire de direction, secrétaire de direction bilingue, attaché de direction, assistant de manager, Office Manager

* Liste non-exhaustive

Passerelles et poursuite d'études possibles** : formations accessibles à partir d'un diplôme de niveau Bac +2, Licences ou Master professionnel dans le domaine de la gestion, management...

** La formation vise l'insertion directe en emploi. Une poursuite de parcours peut néanmoins être envisageable avec les exemples indiqués

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