Formation Microsoft 365 / Office 365 - Organiser et animer une réunion avec des collaborateurs distants

Programme de votre formation

1. #

   M2I START AVANT VOTRE FORMATION

   Contextualisation du projet de formation et prise en compte des besoins de chacun

   • Positionnement initial de l’apprenant par rapport aux objectifs
   • Définition des priorités et des objectifs personnels de l’apprenant
   • Vidéos de mise en situation
   • Accès au Chat interactif myM2i pour interagir avec les membres de son groupe
   
2. #

   M2I LIVE VOTRE FORMATION ANIMÉE PAR NOTRE EXPERT ^¹

   Programme

   Introduction

   • Les principaux types de réunions (événement, webinaire, assemblée)
   • Les 3 étapes-clés d'une réunion réussie : le PAS (Préparation, Animation et Suivi)

   La préparation d'une réunion

   • S'assurer de la nécessité à organiser une réunion
   • Réfléchir sur :
   • La pertinence des participants choisis
   • Le thème, l'objectif et le plan
   • Partager toutes les informations nécessaires en amont
   • Penser une réunion orientée résultats : participation active, respect du timing, prise de décisions
   • Planifier une réunion et inviter des participants depuis Teams ou depuis Outlook
   • Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant de planification ou le sondage de disponibilité (FindTime)
   • Paramétrer les principales options de la réunion :
   • Salle d'attente
   • Co-organisateurs
   • Droits des participants
   • Enregistrement automatique

   Préparer l'ordre du jour dans les "Détails"

   • Utiliser ou créer un composant Loop :
   • Pour consigner le thème et les objectifs
   • Pour présenter le plan
   • En prévision du compte rendu
   • Préparer sa présentation PowerPoint pour conduire la réunion
   • Bonnes pratiques dans l'utilisation de PowerPoint en réunion

   L'animation d'une réunion

   La connexion

   • Vérifier la qualité du son et de l'image
   • S'approprier les différentes vues de réunions (Galerie, Intervenant, Mode Ensemble, Grande Galerie et Focalisation sur le contenu)

   Accueillir et gérer les participants

   • Déterminer le rôle de l'animateur et du participant
   • Etablir des règles de participation avec les réactions
   • Couper ou non les micros
   • Bloquer ou non les discussions instantanées

   Animer la réunion

   • Enregistrer une réunion pour les absents
   • Lancer la présentation pour présenter l'objectif de la réunion
   • Flouter ou personnaliser l'arrière-plan pour focaliser sur le présentateur
   • "Mettre en évidence" la vidéo de la personne qui parle
   • Partager un écran, un document, une vidéo ou un tableau blanc collaboratif (Microsoft Whiteboard)
   • Impliquer votre public avec les "modes de présentateur"
   • Utiliser la "Conversation" de la réunion
   • Organiser les participants en salles de sous-groupes
   • Utiliser les sous-titres en direct pour une réunion plus productive et inclusive
   • Rechercher et prendre en compte avec un composant Loop toutes les idées, le travail à effectuer et identifier les priorités d'action
   • Définir dans Loop la mise en application des décisions (qui fait quoi, quand, comment, où, combien...)
   • Programmer la réunion suivante en improvisant un sondage Polls
   • Mettre fin à la réunion

   Le suivi d'une réunion

   • Télécharger la feuille de présence
   • Garder le fil en continuant à utiliser la "Conversation"
   • Ecrire ou coécrire le compte rendu dans Loop
   • Télécharger la transcription
   • Simplifier la rédaction des comptes rendus en utilisant Copilot et la transcription

   Certification (en option)

   • Prévoir l'achat de la certification en supplément
   • L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
   • La durée moyenne est de 1h00

   Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

   
3. #

   M2I BOOST APRÈS VOTRE FORMATION

   Réactivation et consolidation des acquis en situation de travail

   • 30 jours d’accompagnement personnalisé sur myM2i inclus ^²
   • Ressources Boosters (Abonnement au M2i’Mag Soft Skills, formations offertes, invitations aux conférences d’actualité…)
   

1. ^¹ Les actions et les outils présentés dans ce programme le sont à titre indicatif et peuvent faire l’objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants. Les compétences clés de ce programme sont traitées à raison d'une compétence par demi-journée de formation.
2. ^² Sur myM2i, pendant 30 jours post-fin de formation, les apprenants disposent d’une messagerie sécurisée pour échanger, dans la limite de 4 sollicitations, avec leur formateur.