Prérequis
Avoir des connaissances de base sur Google Docs ou d'un autre traitement de texte, ainsi que de la navigation sur le Web. Savoir connecter son compte Google au navigateur Google Chrome.
Objectifs de formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Créer des documents complexes et structurés dans Google Docs
- Automatiser la production de documents avec des extensions
- Concevoir et piloter un publipostage
- Collaborer efficacement dans l'environnement Google
- Exploiter l'Intelligence Artificielle (IA) Gemini.
Programme de votre formation
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M2I START AVANT VOTRE FORMATION
Contextualisation du projet de formation et prise en compte des besoins de chacun
- Positionnement initial de l’apprenant par rapport aux objectifs
- Définition des priorités et des objectifs personnels de l’apprenant
- Vidéos de mise en situation
- Accès au Chat interactif myM2i pour interagir avec les membres de son groupe
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M2I LIVE VOTRE FORMATION ANIMÉE PAR NOTRE EXPERT ¹
Programme
Jour 1 - Matin
Maîtriser les documents complexes
- Styles, structuration, plan du document
- Table des matières dynamique
- Sections, mise en page avancée
- Insertion d'éléments dynamiques (images, tableaux, signets...)
- Smart chips, menus déroulants
- Utiliser l'Intelligence Artificielle (IA) Gemini (rédaction, reformulation, traduction)
Collaboration et productivité
- Suggestions et commentaires
- Partage et droits d'accès
- Historique des versions
- Bonnes pratiques collaboratives
Introduction au publipostage
- Principe du publipostage
- Cas d'usage (emailing, documents personnalisés)
- Variables et champs de fusion
- Bonnes pratiques
Préparer ses données (Google Sheets)
- Structurer une base de données
- Nettoyage et cohérence
- Champs de fusion
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Créer un document professionnel structuré (type rapport ou procédure)
- Appliquer des styles et générer automatiquement une table des matières
- Améliorer un texte avec l'IA Gemini
- Coédition d'un document à plusieurs
- Transformer un document standard en modèle avec variables
- Créer une base clients (nom, prénom, email, statut...)
- Nettoyage des données (doublons, erreurs)
Jour 1 - Après-midi
Installation et prise en main des extensions
- Installation via Google Workspace Marketplace
- Droits et sécurité
- Présentation de quelques extensions : Autocrat ou YAMM
Créer un publipostage complet
- Avec Autocrat :
- Mapping
- Modèle Docs
- Génération de documents
- Conditions et automatisation
- Avec YAMM :
- Création d'un email personnalisé
- Envoi test
- Envoi de campagne
Collaborer sur le document
- Utiliser les suggestions
- Faire des commentaires notifiés
- Informer les collègues des modifications et solliciter l'avis de ceux qui coéditent
Générer avec l'IA Gemini dans Google Docs
- Produire des textes (rapports, synthèses, e-mails type) avec style défini (formel, convivial...)
- Relire et reformuler un document pour en améliorer le style, la lisibilité et la cohérence
- Traduire ou comparer rapidement différentes versions d'un texte (français / anglais)
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Tester Doc Variables sur un document simple
- Générer un document automatique depuis un Google Form
- Comparer les usages des différentes extensions (Doc Variables, Form Publisher, GPT for Docs / AI tools, Power Tools)
- Créer un modèle de courrier personnalisé
- Générer automatiquement des documents (PDF ou Docs)
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
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M2I BOOST APRÈS VOTRE FORMATION
Réactivation et consolidation des acquis en situation de travail
- 30 jours d’accompagnement personnalisé sur myM2i inclus ²
- Ressources Boosters (Abonnement au M2i’Mag Soft Skills, formations offertes, invitations aux conférences d’actualité…)
- ¹ Les actions et les outils présentés dans ce programme le sont à titre indicatif et peuvent faire l’objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants. Les compétences clés de ce programme sont traitées à raison d'une compétence par demi-journée de formation.
- ² Sur myM2i, pendant 30 jours post-fin de formation, les apprenants disposent d’une messagerie sécurisée pour échanger, dans la limite de 4 sollicitations, avec leur formateur.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des exercices pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
Accessibilité de la formation
Le groupe M2i s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Accueil Handicap
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2i sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 12 jours ouvrés.
