Public concerné
Administrateurs de comptes Google Workspace, responsables IT et/ou toute personne chargée du déploiement et de la gestion de solutions d'Intelligence Artificielle (IA) au sein d'une organisation.
Prérequis
Avoir une bonne maîtrise de la console d'administration Google Workspace. Un compte administrateur avec le droit d'administrateur "Paramètres Gemini" est nécessaire pour les travaux pratiques.
Objectifs de formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Identifier les procédures d'activation et de désactivation de Gemini Notebook pour des unités organisationnelles ou des groupes d'utilisateurs
- Décrire les différences de fonctionnalités et de limites entre les versions standard et Pro/Enterprise de Gemini Notebook
- Définir une stratégie de gouvernance des données et de confidentialité adaptée à l'entreprise
- Concevoir et mettre en place une base de connaissances interactive pour les employés
- Former les utilisateurs à interagir efficacement avec la base de connaissances via le "chat" et les autres fonctionnalités de l'outil
- Gérer les autorisations de partage et d'accès pour les collaborateurs et les équipes
- Utiliser les outils d'analyse d'utilisation pour mesurer l'adoption et l'impact de l'outil.
Programme de votre formation
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M2I START AVANT VOTRE FORMATION
Contextualisation du projet de formation et prise en compte des besoins de chacun
- Positionnement initial de l’apprenant par rapport aux objectifs
- Définition des priorités et des objectifs personnels de l’apprenant
- Vidéos de mise en situation
- Accès au Chat interactif myM2i pour interagir avec les membres de son groupe
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M2I LIVE VOTRE FORMATION ANIMÉE PAR NOTRE EXPERT ¹
Programme
Jour 1 - Matin
Gouvernance et déploiement
Introduction à Gemini Notebook
- Comprendre le rôle de l'outil comme moteur d'analyse et non comme un simple assistant de prise de notes
Activation et gestion des accès
- Procédure pas à pas dans la console d'administration
Licences et fonctionnalités premium
- Comprendre les avantages des versions Pro et Enterprise, notamment les limites d'utilisation étendues (nombre de notebooks, sources, requêtes)
Sécurité, confidentialité et conformité
- Analyser les politiques de Google sur la non-utilisation des données d'entreprise pour l'entraînement de l'IA et l'absence de révision humaine pour les comptes Workspace
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Activer Gemini Notebook pour un groupe de test dans la console d'administration
- Simuler un audit de conformité en comparant les protections des versions standard et Enterprise de Gemini Notebook
Jour 1 - Après-midi
Créer et gérer la base de connaissances
Architecture d'un "chatbot" d'entreprise
- Concevoir une structure de notebooks :
- par métier
- par sujet
Peuplement de la base de connaissances
- Importer les documents sources de l'entreprise (Google Docs, PDF, sites Web, vidéos YouTube) et connaître leurs limites techniques (mots, taille)
Techniques d'interaction avancées
- Maîtriser le prompt engineering pour obtenir des réponses précises de l'IA
- Utiliser le panneau Studio pour transformer les documents en guides d'étude, FAQ ou cartes mentales
Collaboration et partage sécurisé
- Découvrir les différentes options de partage
- Explorer le mode Chat-only pour donner un accès sécurisé aux employés sans exposer les documents sources
Maintenance et analyse
- Mettre en place un processus de mise à jour des sources
- Utiliser les rapports d'utilisation (Analytics) pour mesurer l'adoption par les équipes
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Créer un notebook "Accueil des nouveaux employés" et y importer les politiques RH de l'entreprise
- Générer une FAQ ou un guide d'étude à partir des documents importés pour simuler le "chatbot" pour les employés
- Partager le notebook en mode Chat-only et analyser les premières métriques d'utilisation
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
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M2I BOOST APRÈS VOTRE FORMATION
Réactivation et consolidation des acquis en situation de travail
- 30 jours d’accompagnement personnalisé sur myM2i inclus ²
- Ressources Boosters (Abonnement au M2i’Mag Soft Skills, formations offertes, invitations aux conférences d’actualité…)
- ¹ Les actions et les outils présentés dans ce programme le sont à titre indicatif et peuvent faire l’objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants. Les compétences clés de ce programme sont traitées à raison d'une compétence par demi-journée de formation.
- ² Sur myM2i, pendant 30 jours post-fin de formation, les apprenants disposent d’une messagerie sécurisée pour échanger, dans la limite de 4 sollicitations, avec leur formateur.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des exercices pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
Accessibilité de la formation
Le groupe M2i s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Accueil Handicap
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2i sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 12 jours ouvrés.
