Formation Google Workspace - Utilisateur Etre opérationnel avec Google Workspace et ses outils collaboratifs - Avec certification

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Objectifs pédagogiques

• Décrire ce qu'est un environnement unique
• Utiliser les outils de Google Workspace de manière transverse
• Décrire les avantages et inconvénients de la solution Google
• Concevoir et partager des Google Docs, Sheets, Slide sur Google Drive
• Travailler en équipe sur un ou plusieurs fichiers de manière synchrone et asynchrone
• Gérer votre agenda et celui des autres
• Utiliser les outils de messagerie Gmail de manière avancée
• Créer et inviter des personnes pour une visioconférence Meet
• Chatter de manière instantanée grâce à Google Chat
• Identifier les différents canaux de discutions et les utiliser
• Prendre des notes comme un professionnel avec Keep
• Gérer vos tâches et les prioriser grâce à Google Task.

Compétences attestées par la certification

• Appréhender les notions relatives à l'utilisation de plateformes et aux outils collaboratifs
• Gérer les calendriers et les tâches pour améliorer la coordination et l'efficacité de l'équipe
• Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour communiquer par le biais de conversations, de réunions et de webinaires
• Utiliser des outils collaboratifs appropriés pour stocker et partager des informations, générer des idées et des résultats.

Lien pour visualiser la fiche RS : https://www.francecompetences.fr/recherche/rs/6164/

Modalités et moyens pédagogiques

Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).

Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).

Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :

• Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour les cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
• Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
• Supports de cours et exercices

En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatique...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.

* nous consulter pour la faisabilité en distanciel

** ratio variable selon le cours suivi

Niveau requis

Avoir connaissance d'une suite bureautique, ainsi que de la navigation sur le Web.

Public concerné

Tout utilisateur.

Programme

1ère demi-journée

Présentation de Google Workspace

• Les principes fondamentaux de la suite
• Les avantages et inconvénients de la suite
• La stratégie d'utilisation au sein d'une équipe
• Le concept du Cloud Computing
• Le Software as a Service (SaaS)
• La sécurité au sein d'un environnement en ligne
• Comprendre ce qu'est un environnement unique
• Survol des différents outils de la suite
• Reconnaître les différents types de :
• Comptes Google
• Connexions
• Se connecter depuis n'importe quel appareil

Google Drive - Mon drive

• Comprendre la notion de drive personnel
• Stocker des documents de tout type
• Importer, convertir et travailler sur des fichiers au format Office
• Créer des fichiers vierges ou à partir d'un modèle
• Choisir entre espace prioritaire et espace suivi
• Organiser des documents
• Créer une convention de nommage
• Rechercher grâce à la recherche avancée de fichiers
• Partager des dossiers et fichiers grâce aux différents modes de partages et partages avancés
• Synchroniser le drive en mode hors connexion
• Enregistrer de manière automatique et incrémentielle
• Choisir le mode liste ou le mode grille
• Ouvrir des fichiers récemment partagés ou ouverts
• Ajouter un commentaire notifié à un collaborateur
• Reconnaître les raccourcis claviers au sein du drive
• Découvrir le transfert de propriété

Google Drive - Le drive partagé

• La notion de drive d'équipe et ses bonnes pratiques
• Partager au sein d'un drive partagé
• Reconnaître les différents rôles dans un drive partagé
• Créer et gérer un drive d'équipe
• Comprendre la notion de propriété dans un DP
• Définir une hiérarchie
• Travailler avec l'externe
• Déterminer les audiences et des rôles en fonction des contextes

2ème demi-journée

Messagerie Gmail

• Créer, programmer, envoyer et lire des messages
• Utiliser le mode conversation
• Utiliser le mode confidentiel
• Insérer une signature
• Utiliser des libellés à des fins de classification ou d'affichage
• Archiver un mail
• Mettre un mail en attente
• Appliquer le suivi sur un mail
• Utiliser la recherche avancée et ses différents opérateurs
• Organiser sa messagerie
• Créer des filtres et des filtres automatiques
• Créer des listes de diffusion avec Google Contact
• Créer un mail Responsive adaptable à tous types d'écrans
• Paramétrer sa boîte mail comme un professionnel
• Demander une confirmation de lecture
• Insérer des fichiers / dossiers Google dans un mail
• Gérer les pièces jointes
• Le mode hors connexion sur Gmail
• Traduire un mail
• Envoyer une réponse standardisée en cas d'absence
• Créer un modèle de mail
• Déléguer sa boîte mail au sein de l'entreprise
• Créer un événement à partir d'un mail
• Créer une tâche à partir d'un mail

3ème demi-journée

S'organiser avec Google Agenda

• Créer un agenda
• Partager un agenda au sein d'un groupe et de manière publique
• Ouvrir et restreindre les droits de visibilité sur l'agenda
• Collaborer sur un agenda partagé
• S'abonner à un agenda
• S'abonner à des ressources (salles, voitures...)
• Créer une tâche unique ou récurrente
• Créer un rappel
• Créer et supprimer un rendez-vous unique ou récurrent (série)
• Gérer la récurrence d'événement
• Créer une visioconférence Google Meet via un événement
• Inviter des participants et gérer leurs droits sur l'événement
• Régler les notifications
• Découvrir Agenda pour smartphone
• Personnaliser l'interface
• Indiquer ses périodes d'absence et de présence
• Créer un planning des rendez-vous
• Afficher ou non certains agendas
• Paramétrer la durée par défaut d'un événement
• Afficher le numéro de la semaine en cours
• Rechercher et restaurer un événement via la corbeille
• Définir la vue en cours
• Rechercher une heure de disponibilité avec un collègue
• Envoyer un mail d'invitation complet à un événement
• Ajouter des pièces jointes à un événement

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un événement récurrent contenant une visioconférence Google Meet

Prendre des notes avec Google Keep

• Ouvrir Google Keep depuis la barre d'intégration
• Créer un rappel à partir d'une note
• Ajouter un dessin ou des images à une note
• Collaborer en temps réel sur une note
• Comprendre le fonctionnement transverse de Google Keep
• Gérer les libellés dans Google Keep
• Archiver et supprimer une note

Gérer ses tâches avec Google Task

• Créer / supprimer / modifier / déplacer / valider une tâche
• Créer, supprimer et prioriser une liste de tâche
• Découvrir Task sur smartphone
• Ouvrir Task depuis la barre d'intégration
• Ajouter une description à une tâche

4ème demi-journée

Discuter avec Google Chat

• Etudier les différentes manières d'accéder à Chat
• Ouvrir une discussion instantanée avec une personne ou un groupe de personnes à distance
• Activer l'historique sur une conversation
• Epingler une discussion
• Créer une visioconférence à partir de Chat
• Modifier, supprimer, enregistrer un message
• Lancer une conversation avec un bot
• Définir un état de disponibilité
• Paramétrer Google Chat

Travailler en groupe avec Google Chat

• Créer un espace de travail
• Gérer et ajouter des membres à l'espace
• Créer et partager des fichiers au sein d'un espace
• Créer des tâches reliées à des fils de discussions
• Bloquer ou quitter un espace de travail
• Interpeller une personne dans un fil de discussion
• Créer un événement depuis l'espace de travail
• Attribuer une tâche à un membre

Préparer ses visioconférences avec Meet

• Créer, annuler, déplacer une visioconférence
• Rejoindre une visioconférence par appel téléphonique
• Activer / désactiver son micro et sa caméra
• Ajouter des co-organisateurs
• Gérer les droits des participants
• Enregistrer la réunion et en connaître les règles
• Activer le suivi de la participation
• Activer la suppression de bruit
• Partager son écran de manière sécurisée
• Forcer une vue, changer d'arrière-plan
• Créer des sessions chronométrées en petits groupes
• Utiliser le mode compagnon
• Créer, annuler et configurer un webinaire via Meet
• Créer un Jamboard à partir d'un Meet
• Activer les questions et créer des sondages
• Paramétrer l'accès rapide à un Meet
• Eviter l'effet Larsen et l'effet de tunnel

5ème demi-journée

Découvrir les bases de Google Sheets

• Définir les possibilités du tableur Google
• Explorer l'interface et les différents menus
• Masquer / démasquer les différents menus
• Utiliser les ressources d'aide disponibles
• Etude des différents raccourcis clavier
• Comprendre la notion d'information unique au sein d'une cellule
• Etudes des bonnes pratiques à mettre en place dans un tableur

Créer un fichier

• Créer un fichier Sheets dans le drive, vierge ou à partir d'un modèle
• Exporter une feuille de calcul dans un format téléchargeable et l'envoyer par mail
• Importer un fichier CSV dans une feuille de calcul
• Paramétrer une feuille de calcul

Modifier dans Google Sheets

• Modifier, déplacer, masquer des cellules, lignes et colonnes
• Sélectionner des cellules adjacentes ou non
• Modifier le nom et la couleur des feuilles
• Créer une série de dates, de nombres et de textes
• Insérer une image dans un tableur
• Copier et déplacer des données
• Utiliser la fonction "Rechercher et remplacer"
• Utiliser la fonction "Annuler" et "Répéter"
• Copier des données d'une feuille et les coller dans une autre feuille

Mettre en forme dans Google Sheets

• Fusionner des cellules
• Appliquer des couleurs en alternance sur un tableau
• Appliquer différents formats à une plage (date, devise, décimales, texte, pourcentages...)
• Présentation des cellules (alignement, encadrement, couleur...)
• Dupliquer des mises en forme
• Modifier la largeur d'une colonne
• Changer la police, la taille, le soulignage et la mise en gras des caractères
• Appliquer une mise en forme conditionnelle automatique

Découvrir les fonctions de calculs simples

• Comprendre les formules dans Google Sheets
• Utiliser les fonctions statistiques (SOMME, MOYENNE, NB, MAX, MIN)

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un tableau de prix avec totaux et moyennes

Exploiter les données de Google Sheets

• Trier des données sur une feuille de calcul de façon croissante ou décroissante
• Créer un filtre et une vue filtrée
• Figer des lignes et colonnes
• Créer une validation des données : dates, listes déroulantes via une liste d'éléments ou une plage...
• Protéger une plage ou une feuille

6ème demi-journée

Créer des présentations avec Google Slide

• Créer un fichier Slide dans le drive, vierge ou à partir d'un modèle
• Créer, modifier, masquer et supprimer une diapositive
• Créer, modifier, grouper et supprimer des formes
• Insérer, modifier et rogner des images
• Créer une zone de texte et un espace réservé de texte
• Connecter des éléments entre eux
• Créer des animations et des transitions
• Lier de manière dynamique un graphique ou un tableau Google Sheets sur la présentation
• Utiliser les commentaires du présentateur
• Lire une présentation à partir du début
• Modifier le masque d'une présentation

Découvrir Google Docs

• Créer un fichier Docs dans le drive, vierge ou à partir d'un modèle
• Mettre en forme un paragraphe et une police d'écriture
• Se retrouver rapidement dans Docs grâce à l'aide
• Utiliser la correction automatique
• Créer une table des matières dynamique
• Insérer une note de bas de page
• Appliquer et personnaliser les styles de titre
• Insérer et modifier une liste à puces hiérarchisée
• Insérer un tableau et le mettre en forme
• Insérer une image et la mettre en forme
• Utiliser le mode suggestion et accepter ou refuser des propositions
• Ajouter un signet afin de rediriger vers un endroit précis

Passage de la certification

• Le prix de la certification est inclus dans la formation
• L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
• Celui-ci se compose de 36 questions (QCM et questions à zones sensibles, en ligne) pour une durée moyenne de 35 minutes (75% de bonnes réponses sont nécessaires pour valider l'examen lié au module)

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des exercices pratiques
• Et, en fin de formation, par la certification ICDL-PCIE Outils Collaboratifs

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