Objectifs pédagogiques
- Comprendre les attentes et la posture polyvalente du poste
- Oser prendre le lead et contribuer efficacement au développement des projets et des personnes
- Devenir facilitateur et animateur, pour contribuer à la bonne communication entre les équipes
- Repérer, exprimer, et contribuer à solutionner les dysfonctionnements visibles, organisationnels ou interpersonnels
- Diffuser une image positive de votre entreprise et co-construire un cadre de travail épanouissant.
Modalités et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour les cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatique...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Niveau requis
Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs. Avoir déjà une première expérience dans le domaine de l'assistanat.
Public concerné
Toute personne souhaitant évoluer vers le métier d'Office Manager.
Programme
Introduction
- Présentation de chacun, partage des attentes et des objectifs
- Présentation du programme, du rythme et du formateur
Travail introspectif
- Prendre conscience des soft skills essentiels : prise de recul, écoute, capacité de synthèse, esprit collaboratif, prise de parole en public...
- Développer son assertivité pour définir le contour de ses missions
- Décider de son niveau d'autonomie et de décision
Collaborer efficacement... même à distance
- Connaître les règles de l'animation à distance pour faciliter ce nouveau mode de travail
- S'assurer d'un cadre inclusif, qui prenne soin des personnes... et de soi-même
- Assumer une posture multiple : assistant, modérateur, relai de parole, scribe...
- Utiliser son corps (voix / regard / geste / sourire) pour rendre ses propos lisibles visuellement
- Etre à l'aise avec les outils digitaux qui dynamiseront vos réunions (sondage, document partagé...)
La communication au coeur du système
- Prendre la parole pour exprimer ses idées
- S'adapter au format grand public, comme distanciel
- Travailler son écoute et sa capacité de reformulation pour faciliter les échanges
- Adopter une culture feedback... même pour son manager
Faire le point sur la raison d'être de sa mission
- Prendre le temps de reconnaître et mettre à jour ses forces, compétences et aspirations
- Développer son intelligence émotionnelle pour s'adapter aux besoins du groupe
- Rester en accord avec ses valeurs, développer l'estime de soi
- Autodiagnostic : les champs à faire grandir
Contribuer à créer une organisation vertueuse
- Analyser, repérer et faire remonter les dysfonctionnements, avec la Communication Non Violente
- S'adapter à l'imprévu et à l'urgence : oser improviser
- S'entourer, demander de l'aide, accepter "l'assistance" des autres
- Découvrir les méthodes d'intelligence collective pour prendre part aux enjeux de décisions
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
- Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
- Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
- Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
- Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
Synthèse de la session
- Bilan oral et évaluation à chaud
- Debriefs personnalisés par le groupe et par le formateur
- Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation
- Auto-évaluation avant et après la formation, afin de valider les compétences acquises
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation
