Objectifs de formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Réaliser un autodiagnostic de vos compétences par rapport à votre mission d'assistant(e)
- Communiquer avec aisance et pratiquer le dialogue constructif
- Synthétiser les prises de parole durant les réunions en tenant compte des enjeux
- Communiquer en étant assertif(ve), savoir dire non et faire des demandes claires
- Hiérarchiser les priorités et vous organiser.
Modalités, méthodes et moyens pédagogiques
Formation délivrée en présentiel ou distanciel* (blended-learning, e-learning, classe virtuelle, présentiel à distance).
Le formateur alterne entre méthode** démonstrative, interrogative et active (via des travaux pratiques et/ou des mises en situation).
Variables suivant les formations, les moyens pédagogiques mis en oeuvre sont :
- Ordinateurs Mac ou PC (sauf pour certains cours de l'offre Management), connexion internet fibre, tableau blanc ou paperboard, vidéoprojecteur ou écran tactile interactif (pour le distanciel)
- Environnements de formation installés sur les postes de travail ou en ligne
- Supports de cours et exercices
En cas de formation intra sur site externe à M2i, le client s'assure et s'engage également à avoir toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipements informatiques...) au bon déroulement de l'action de formation visée conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation communiqué.
* nous consulter pour la faisabilité en distanciel
** ratio variable selon le cours suivi
Prérequis
Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.
Public concerné
Assistant(e)s et secrétaires nouvellement nommé(e)s, ou en poste.
Programme
1) Avant la formation
- Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès
2) Pendant la formation
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation du cadre de la formation
- Contextualisation des objectifs et des enjeux
- Emergence des représentations des participants
- Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin
Faire le point sur ses compétences
- Clarifier sa mission d'assistant(e) en identifiant les compétences
- Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
- Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
- Définir et poser ses limites
Communiquer, un point clé de la fonction
- Autodiagnostic de ses attitudes en communication
- Identifier les règles de la communication interpersonnelle
- Communiquer en tenant compte de l'importance du verbal et du non verbal
- Identifier les obstacles à la communication à l'aide des perceptions
- Pratiquer le dialogue constructif à l'aide de l'écoute active
Collaborer efficacement
- Etre garant(e) du cadre et des règles fixées
- Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
- Trouver sa place en réunion (avant, pendant, après)
- Développer sa capacité de synthèse pour valoriser les informations essentielles
- Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai
Développer son leadership
- Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
- Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
- Faire preuve d'affirmation dans ses prises de décision
- Savoir dire "non"
- Faire des demandes claires et sans exigence
S'organiser et prioriser
- Identifier son rapport au temps
- Clarifier ses objectifs pour évaluer, hiérarchiser et prioriser ses activités
- Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus
- Gérer les interruptions et les sollicitations
- Partager des méthodes de planification
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Autodiagnostic
- Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
- Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
- Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
- Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
- Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
- Bilan oral et évaluation à chaud
3) Après la formation : consolider et approfondir
- Pendant 3 mois après la formation, les participants bénéficient d'un suivi personnalisé asynchrone auprès du formateur par courriel
- Ils reçoivent des feedbacks et des conseils personnalisés en relation avec les sujets abordés en formation