L'assistant tient une place particulière dans une équipe projet. Les spécificités du mode projet l'amènent à assurer un rôle important pour lequel il doit développer des compétences clés : mettre en place une planification rigoureuse, maîtriser la nature transversale du projet, savoir communiquer efficacement
Objectifs pédagogiques
- S'insérer dans l'équipe en développant une réelle valeur ajoutée
- Acquérir les clés pour être force de proposition
- Contribuer efficacement à la planification, au suivi de l'état d'avancement et à la gestion documentaire
Niveau requis
Être assistant projet ou souhaiter évoluer vers cette fonction
Public concerné
Assistant intégré à une équipe projet ou travaillant pour une ou plusieurs équipe(s) projet
Programme
Cerner les points clés de la gestion de projet
Comprendre les enjeux d'un projet : objectifs, coûts et délais
- Prendre en compte la nature transversale du mode projet
- Saisir les conséquences sur le mode de fonctionnement des projets
- Identifier les enjeux et les risques pour les différentes parties prenantes
Tenir compte de l'environnement organisationnel
- Identifier les différents métiers et projets : modèle interne hiérarchique, fonctionnel ou mixte
- Établir la relation du projet avec ses clients et ses fournisseurs ou sous-traitants
- Comprendre les comités, leurs rôles et les enjeux
Jeu de rôles : les responsabilités transversales, chef de projet et managers
Comprendre le fonctionnement d'un projet
- Connaître les principales phases d'un projet
- Définir les différentes activités : planification, production, suivi budgétaire…
- L'équipe projet et ses facteurs clés de succès : la position de l'assistante
Jeu de rôles : la collecte et le traitement des informations
Étude de cas : l'évaluation des risques d'un projet
Repérer les activités clés où l'assistant d'équipe projet tient un rôle essentiel
Planification, suivi et tableaux de bord
- Anticiper, récupérer, valider, consolider et analyser les informations
- Suivre le plan d'action
Exercice d'application : la construction du planning initial d'un projet et sa mise à jour
Communications interne et externe
- Établir et suivre un plan de communication
- Prendre en compte la communication informelle
Exercice d'application : plan de communication et restitution en groupe sur la base d'exemples de projets fournis
Organiser et maîtriser le classement documentaire d'un projet
- Gérer les différents documents : référentiels, cahier des charges, planning d'avancement, comptes-rendus, suivi budgétaire, procédures…
- Appliquer le processus de gestion associé
Comprendre et participer à la mise en place d'une bonne dynamique d'équipe
- Connaître les étapes de formation d'une équipe
- Identifier les leviers d'action
Maîtriser le rôle de l'assistant projet
- Se positionner
- Connaître ses responsabilités dans les activités clés
- Être efficace en tant qu'acteur transversal
Plan d'action personnel : formalisation et priorisation des actions à mettre en œuvre pour faire évoluer sa fonction d'assistant d'équipe projet
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités d’évaluation des acquis
Évaluation en 3 phases :Pendant la formation : un bilan journalier effectué par l'intervenantÀ chaud : à la fin de la formation, un bilan qualité pour mesurer l'atteinte des objectifsÀ froid : à J + 3 mois, une évaluation du transfert des acquis en situation professionnelleAccessibilité de la formation
Le groupe M2I s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Accueil Handicap
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2I sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 12 jours ouvrés.
